Frequently Asked Question
Un exercice de comptabilité est calendaire donc doit être clôturé en fin de chaque année fiscale. Mais une comptabilité ne peut pas être clôturée avant de déposer les états financiers qui eux, doivent être finis pour le mois mars/avril de N+1.
Pendant ces quelques mois, il faut que vous puissiez continuer à saisir les écritures dans l'exercice N+1 tout en gardant l'exercice N ouvert.
Ce mode de fonctionnement est possible avec HLI en augmentant la durée de l’exercice en cours. Par conséquent un exercice qui aller de 01/01/2020 au 31/12/2020 ira, après augmentation jusqu'au 31/12/2021.
Allez dans Administration, puis paramètre des modules, puis Comptabilité, puis gestion des exercices. La fenêtre suivante s'affiche:
Cliquez sur la dernière ligne puis cliquez sur le bouton modifier:
EXTENSION D'EXERCICE:
Lorsque vous cliquez sur le bouton modifier, vous obtenez la fenêtre suivante:
Par défaut, la date de fin d'exercice d'affiche. Il suffit de vous positionner sur la date du 31/12 de l'année suivante:
Puis cliquez sur le bouton Vert. L'exercice va désormais s'étendre sur 2 ans.
Vous pouvez maintenant travailler avec les 2 exercices ouverts. Vous pouvez aussi faire du lettrage à cheval entre les 2 exercices, c'est à dire que des factures de N peuvent être lettrées avec des règlements de N+1.
CLÔTURE DÉFINITIVE:
Lorsque les états financiers ont été déposés, vous pouvez clôturer de façon définitive votre exercice. Pour cela, cliquez le cadenas Rouge. La fenêtre suivante apparaît:
Par défaut la date de clôture est déjà positionnée. Les options par défaut sont prépositionnés.
Cliquez sur le bouton Vert. La procédure de clôture se déclenche. Lors de cette procédure les contrôles suivants sont exécutés:
- vérification de l'équilibre des journaux
- vérification de l'équilibre du lettrage
- vérification de la présence des comptes dans le plan comptable
- vérification du transfert des dotations en comptabilité
Si HLI détecte une erreur, il affiche l'erreur rencontrée et le processus est interrompue.
Si aucune erreur est rencontrée, alors la procédure va à son terme, le nouvel exercice est créée et les écritures qui ont été saisies dans N+1 sont transférées dans le nouvel exercice. Les écritures qui ont été lettrées à cheval entre les exercices sont également gérées.