Frequently Asked Question
ATTENTION: LE FAIT DE MODIFIER LES FORMULES ET LES FEUILLES DE CALCUL PEUT ENTRAINER DES ERREURS DE CALCUL. HORUS SOLUTION N'EST PAS TENU RESPONSABLE DE VOS MODIFICATIONS.
La gestion des feuilles de calcul est très puissante. Elle permet de gérer tous les cas qui se présentent.
Les feuilles de calcul sont étroitement liées au plan de paye. Ce dernier contient l’ensemble des rubrique que vous allez utiliser dans les feuilles de calcul. Le plan de paye conditionne la génération de l'OD de paye.
Voici un exemple standard d'une feuille de calcul. Comme vous le constatez, la feuille affiche la totalité des rubriques du plan de paye. Certaines sont activées, les autres non.
Nous allons activer une nouvelle rubrique: 100020 : regul salaire de base. Cliquez sur la ligne. Une petite loupe apparaît vers la droite de la ligne. La fenêtre de configuration de la rubrique apparaît.
Pour activer cette rubrique, cliquez sur la première boite à cocher à gauche: Rubrique active.
A partir de ce moment, vous devez savoir comment on doit calculer cette rubrique.
VARIABLE SALARIE:
Dans ce premier exemple, il s'agit d'un cas simple ou seulement une valeur doit être saisie. Pour cela il vous faut activer la colonne E. Cliquez sur la boite à cocher correspondante.
Aussitôt, la structure de la colonne E apparaît. La colonne est vide. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une formule.
Dans notre exemple, il faut pouvoir saisir une valeur dans la préparation de la paye liée à chaque salarié. Pour cela, il existe une fonction qui réalise cette opération: VAR(). Cliquez sur le bouton VAR().
La formule VAR(), s'affiche dans la ligne de la formule. Validez l'opération.
puisqu'il s'agit d'une variable, cette dernière peut conserver sa valeur pour les mois suivants, ou bien, elle peut être remise à 0 pour les mois suivants. Ce choix s’effectue en cliquant en cochant ou en ne cochant pas la boite RAZ (Remise A Zéro). Si RAZ est coché, alors la variable sera remise à 0 après la clôture. Si RAZ n'est pas coché, alors la variable conservera sa valeur après la clôture mensuelle.
PRORATA TEMPORIS EXEMPLE 1:
Maintenant, analysons un cas plus complexe, celui du prorata temporis. Une rubrique au prorata est une rubrique dont le résultat est proportionnel au temps de présence du salarié dans l'entreprise. Pour cela, nous avons besoin de 3 colonnes: la base, le nombre de jour de présence et le résultat. Prenons par exemple la rubrique 105200: prime de risque.
Cochez les 3 colonnes concernées:
Dans la colonne B: C'est la base, c'est à dire la valeur totale de référence du calcul. Il peut provenir soit d'une variable saisie, soit un élément contractuel, soit d'une valeur d'une autre rubrique, soit aussi d'un cumul ou d'un calcul. Nous voulons par exemple, récupérer la salaire de base conventionné. Cliquez sur le +:
Dans ce cas, on veut récupérer le salaire de base conventionné. Pour cela, cliquez sur la fonction RUB(). puis cherchez dans la liste de droite, la ligne salaire de base. Une fois trouvé, faites un double click dessus.
Donc cette fonction va retourner la valeur de la colonne E de la rubrique salaire de base. Mais ce qui nous faut, c'est la valeur de base, donc la valeur qui est stockée dans la colonne B. Changez donc la lettre E par le B. Maintenant, la fonction va retourner la valeur de la colonne B de la rubrique salaire de base.
puis validez avec le bouton vert.
Ensuite, le calcul de la prime de risque consiste à donner un montant (par exemple 2% du salaire de base) de risque par rapport à chaque jour travaillé. Donc il nous faut obtenir maintenant la valeur d'un jour puis le 2% pour 1 jour travaillé.
Continuons la formule. Obtenir la valeur d'un jour. Il faut diviser le montant obtenu par le nombre de jour travaillé dans 1 mois soit 30.
Cliquez sur + puis sur le signe/
puis validez cette 2eme formule.
Ensuite il faut indiquer le diviseur: 30 jours.
Cliquez sur + puis sur la fonction VAL() et mettez 30 entre les parenthèses.
Puis validez cette 3eme ligne.
Maintenant, il faut obtenir 2% de la valeur d'un jour:
Cliquez sur + puis sur *
Enfin il faut indiquer le pourcentage:
Cliquez sur + puis sur VAL() et mettez 0.02 entre les parenthèses
Enfin, vu que l'on a utilisé des divisions, vous devez arrondir le résultat final de la colonne avec 2 décimales.
Cliquez sur + puis sur la fonction ARR() et inscrivez 2 entre les parenthèses.
Puis validez. La colonne doit être comme suit:
Donc cette colonne retourne bien 2% de la valeur d'un jour du salaire de base conventionné.
Dans le colonne D, nous allons mettre le nombre de jours de présence.
Cliquez sur + puis cliquez sur la fonction MAC().
Cherchez dans la liste des macros, la ligne Nombre de jour de présence;
Puis faites un double click dessus:
La colonne D doit être comme suit:
Enfin dans la colonne E, du résultat, nous devons multiplier la colonne B par la colonne D.
Cliquez sur + puis sur la fonction COL() et choisissez la colonne B,
Ensuite cliquez sur + puis sur *
Enfin cliquez sur sur + puis sur COL() et choisissez la colonne D:
Mais comme nous somme en Fcfa, nous devons ajoutons un arrondi à 0 décimales.
Cliquez sur + puis sur ARR(0) et validez. La colonne doit être comme suit:
PRORATA TEMPORIS EXEMPLE 2:
Il y a un autre exemple de prorata temporis: 500000 la prime de transport. Comme dans l'exemple précédent, il nous faut 3 colonnes:
La colonne B: c'est la base de calcul du transport. C'est un élément qui est stocké dans le contrat de travail, donc pour y accéder, cliquez sur a fonction MAC() puis sélectionnez:
Le colonne D: contient le nombre de jour de présence du salarié. Cette valeur est retournée par la macro suivante:
Enfin la colonne E effectue le calcul du prorata, comme suit:
On prend la valeur de la colonne B puis on divise par 30 et on multiplie par le nombre de jour travailles.
LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES:
Les cas des heures supplémentaires est un peu différents. Il peu être géré soit avec 3 colonnes ou 4 colonnes:
La colonne B: c'est la base de référence. La valeur doit être récupérée dans le salaire de base conventionné:
Ensuite, on doit obtenir le pris pour 1 heure de travail. Pour cela, on divise le montant par le nombre d'heures de référence: 173.33.
Puis on multiplie par le taux de l"heure supplémentaire:
Enfin, on applique un arrondi sur 2 décimales:
La colonne doit ressembler à ce qui suit:
Colonne D: contient une variable qui doit contenir le nombre d'heure à 10%. Cette rubrique doit être saisissable et être remise à 0 après la clôture.
Colonne E: le résultat est donc la multiplication de la colonne B avec la colonne D.
LES FORMULES PRE-PROGRAMMEES:
Pour faciliter le paramétrage, HLI propose des formules préprogrammées. Elles apparaissent lorsque qu'aucune colonne n'a été sélectionné. Elles se trouvent en haut à gauche.
Lorsque vous dépliez la liste, vous verrez plusieurs types de formules pré-programmées. Une fois sélectionné, les colonnes se configurent toutes seules.