La gestion des utilisateurs et des collaborations en mode Groupe est un peu différent de la gestion des utilisateurs en mode standard.

En mode Groupe, les utilisateurs et les collaborations ne sont créés que dans la base principale, dit le portail d'accès à l'entreprise.

Collaborations ou Groupes de collaborateurs :

En ce qui concerne les Collaborations ou Groupes de collaborateurs, la création au niveau de la base principale, entraîne la création dans toutes les bases du groupe.

Les Groupes ou Collaborations donnent accès aux modules.

Ils permettent donc de calculer le menu principal. Dans l'exemple ci-dessus, le user ne verra que les modules Tiers et Achats.

Les Groupes pilotent aussi le contenu des menus des modules.

Utilisateurs ou Users :

Les utilisateurs étant créés dans le portail, doivent ensuite être imputés sur les bases dans lesquelles ils peuvent travailler. Pour effectuer ce travail, il y a une option dans Administration qui permet d'envoyer un user vers une base: Configuration Entité.

Pour affecter un utilisateur dans une base, cliquez sur la base concernée. Les boutons d'action s'affichent:

Cliquez sur l'icône avec le petit bonhomme.

Vous avez un écran avec 2 listes qui apparaît.
La liste de gauche contient tous les utilisateurs disponibles dans votre portail.
La liste de droite contient tous les utilisateurs affectés à la base en cours.

Pour affecter un utilisateur du portail vers la base, il suffit de cliquez sur l''agent dans la liste de gauche, puis cliquez sur le bouton au dessus de cette liste: Ajouter Utilisateur sélectionné ==>
L'agent concerné se supprime dans la liste de gauche et s'ajoute dans la liste de droite.
Sur la nouvelle ligne, il y a un bouton SANS. Si vous cliquez dessus, il devient AVEC. Cette fonction lorsqu'elle est activée, permet à l'utilisateur d'avoir un accès direct à la base sans passer par le portail.

Pour supprimer un utilisateur de la base en cours, sélectionnez l'agent dans la liste de droite puis cliquez sur le bouton au dessus de cette liste: L'agent concerné se supprime dans la liste de droite et s'ajoute dans la liste de gauche.

Masquage des bases pour un User :

En mode groupe, vous avez la possibilité de masquer une base afin que certaines ne soient pas visibles pour certains collaborateur. Pour activer cette fonction, cliquez sur le bouton CONFIGURATION GROUPE.

Si vous activer Masquer les bases interdites pour le user en cours, cela signifie que toutes les bases dans lesquelles le users n'a été imputé, n'apparaîtront pas dans la sélection des sociétés.

Si l'option Afficher toutes les bases est activée, alors les users verront toutes les bases, mais s'ils tentent d'accéder à une base dans laquelle ils n'ont pas été imputés, alors ils auront le message suivant: