Frequently Asked Question

Les journaux comptables doivent être organisés. Chaque écriture doit avoir un numéro de pièce qui permet de l'identifier. Pour cela HLI propose un paramétrage souple. Vous disposez de 3 zones:
- numéro de pièces (affichage obligatoire)
- référence 1 (affichage optionnel)
- référence 2 (affichage optionnel)

ETAPE 1:

L'affichage ou le masquage des références se fait dans Administration, paramètre des modules, Comptabilité, Options comptabilité, onglet Affichage.

Les numéros de pièces sont configurables par journal, ce qui veut dire que chaque journal est autonome et peut avoir son propre système de calcul des numéros de pièces.

ETAPE 2:

Allez dans Administration, paramètre des modules, Journaux comptables:

La liste des journaux apparaît.

Cliquez sur un journal puis cliquez sur le bouton Modifier:

La zone Numéros des pièces peut avoir 3 possibilités:
-  pièces manuelles
- automatique à chaque ligne
- automatique sur solde nul

Une fois que votre choix a été arrêté, vous devez maintenant configurer le format du chrono qui servira dans le calcul du numéro de la pièce.

ETAPE 3:

Pour cela, allez dans Administration, paramètre des modules, Chronos de la comptabilité:

La liste des chronos apparaît à l'écran. Chaque journal a son propre chrono, c'est à dire son algorithme de calcul des pièces. Sélectionnez une ligne puis cliquez sur le bouton Modifier:

Nature: permet de définir à quel élément le chrono va servir. Dans notre cas, les jour aux comptables.

Période: C'est la période d'utilisation de ce chrono. Dans notre cas, c'est 2021. Donc il y aura un chrono différent chaque année.

Nb caractères: permet de régler la longueur du chrono. par défaut 5. Il pourra donc aller de 00001 à la 99999. Ce nombre est réglable de 3 à 10 caractères.

Mode: Le chrono peut être calculé suivant 3 modes: Annuler, Mensuel ou continu. Cela veut dire qu'il se réinitialise soit chaque année, chaque mois, ou bien s’incrémente sans jamais s'arrêter.

Format: Le format peut prendre 12 modèles différents
- simple
- MM chrono
- AA MM chrono
- chrono / AA
- chrono / MM
- chrono / AAMM
- chrono / JR
- chrono / MM / JR
- chrono/MMJJAA
- AA - chrono
- AA chrono
- AAAA chrono

Bien sur, les formats peuvent évoluer en fonction des demandes des clients, mais le format le plus pertinent pour les journaux est chrono/MM/JR, JR étant le code journal).

Journal: c'est le journal imputé sur ce chrono

Préfixe: est une zone de 4 caractères qui se positionne avant le chrono

Chrono: c'est le dernier numéro. La prochaine pièce sera le numéro + 1. Cette zone peut changer, par exemple dans notre cas, vous avez une zone par mois, ca le mode est mensuel. Si vous étiez en mode Annuel, il n'y aurait q'un seul numéro.

Suffixe: est une zone de 4 caractères qui se positionne après le chrono

Une fois le journal et le chrono réglé, le numéro de la pièce sera automatique. Cette notion comptable qui est obligatoire, permet aussi de calculer les déclarations de TVA, car dans le calcul, HLI recréé les factures fournisseurs et les factures clients. Il regroupe la tiers, les taxes et les charges ou les produits.