Frequently Asked Question
La demande d'oubli consiste a effacer ou anonymiser les enregistrements concernant un tiers particulier. Cette procédure est irréversible.
Voici ce que dit la CNIL:
https://www.cnil.fr/fr/lanonymisation-de-donnees-personnelles
HLI a mis à la disposition des tiers une adresse mail : rgpd@horus-solutions.org.
Les tiers désireux d'être effacé de nos bases de données, peuvent adresser un mail à cette adresse, afin que nous puissions exécuter cette demande.
Une fois effectué, HORUS SOLUTIONS tiendra le tiers informé de ce qui a été fait par retour sur le mail d'envoi.
Cette opération sera enregistrée dans notre fichier de traçabilité du RGPD.
A notre niveau la procédure est la suivante. Allez dans Administration, puis utilitaires et maintenance. Dans l'onglet Tiers, sélectionnez
En fonction des modules installés, la page suivante apparaîtra:
Cliquez sur le bouton du tiers concerné. La liste avec tous les tiers apparaît. Déroulez la, jusqu'à vous positionner sur le bon tiers.
Une fois sélectionné, le bouton apparaît:
Cliquez sur ce bouton pour vérifier si le solde du compte du tiers est à 0.
S'il est différent de 0, alors il y a ce texte qui apparaît:
S'il est égale à 0, alors le bouton suivant apparaît:
Par défaut, le motif de l'oublie est la durée légale de conservation. Mais il y a d'autre s motifs, comme les mises sous tutelles ou les décès. Dans ce cas, le formulaire est le suivant:
Dans ce cas, vous pouvez stocker le demandeur, mettre le scan d'une autorisation et un commentaire.
Si vous cliquez sur Oui, alors le tiers sera soit supprimé s'il ne possède pas d'enregistrement, soit anonymisé s'il en possède.
A la fin du traitement, le responsable du traitement contactera le tiers pour lui dire que la procédure à été exécutée et le fichier de traçabilité RGPD enregistrera cette opération.
Une nouvelle procédure a été mise en place. Elle permet de lister dans les alertes, les tiers qui doivent être anonymisés en fonction de la durée de conservation recommandée par la CNIL. Dans HLI, nous traitons les tiers suivants:
1) clients et fournisseurs : durée de conservation 3 ans
2) utilisateurs: durée de conservation 3 ans
3) salariés: durée de conservation 5 ans
4) patients: durée de conservation 3 ans
Pour activer la fonction de gestion des alertes, allez dans le fiche de l'utilisateur DPO et responsable du traitement puis activer l'alerte RGPD dans l'onglet OFFICE.