Frequently Asked Question
HLI offre la possibilité de pouvoir importer les variables mensuelles à partir d'un fichier excel au lieu de les saisir dans l'application.
Un modèle de fichier est en PJ de ce tuto. Il doit être impérativement au format XLS.
ETAPE 1:
Vous devez dans un premier temps adapté le modèle à vos feuilles de calcul. Pour cela, il suffit de mettre dans les colonnes à partir de la colonne G, les codes rubriques qui figurent dans vos feuilles de calcul sur la ligne 8. A titre indicatif, seules les rubriques qui sont définies en variables peuvent être importées. Les autres généreront une erreur lors de l'importation.
Pour importer plusieurs feuilles de calcul, il suffit de créer un classeur dans EXCEL.
ETAPE 2:
Remplissez chaque ligne avec un salarié. Puis mettez la date d'importation dans la colonne E
Pour le mois de mars : 03:2021
ETAPE 3:
Envoyez le fichier au client. Le client va compléter les éléments des variables puis vous le retourner.
ETAPE 4:
Ensuite, allez dans le module PAYE, puis cliquez sur le dernière ligne:
Vous arrivez sur la page suivante:
Sélectionnez le mode d'importation: Importation fichier EXCEL
Cliquez sur Ajouter un fichier, puis sélectionnez le fichier retourner par le client.
Puis cliquez sur le bouton Importer
Une fois le fichier lu, cliquez sur le bouton Visualisation Transfert
La page suivante s'affiche avec les salariés qui ont été reconnu lors du transfert
Cliquez sur le bouton Transférer les Variables. Une fois l'importation effectuée, la liste des erreurs s'affiches.
Si la liste est vide, alors aucune erreur n'a été relevée et toutes les rubriques ont été importées correctement.
Mais si la liste n'est pas vide, elle va signaler les erreurs rencontrées. Voici la liste des erreurs et leurs solutions:
1 - la feuille N°XX est verrouillée pour la période ou la feuille du salarié XXXXXX est verrouillée pour la période:
La période dans laquelle vous voulez importer les variables est déjà verrouillée. Par voie de conséquence vous ne pouvez plus importer à moins de déverrouiller la période.
2 - Rub. XXXXXX n`est pas une variable dans la feuille XX pour le salarié XXXXXX:
La rubrique que vous voulez importer est définie dans la feuille de calcul du salarié mais elle n'est pas en variable. Vous devez mettre au moins une colonne en variable afin de pouvoir récupérer la valeur qui provient du fichier EXCEL.
3 - Rub. XXXXXX n`est pas dans la feuille XX pour le salarié XXXXXX:
La rubrique que vous voulez importer n'est pas définie dans la feuille de calcul du salarié. Vous devez donc soit changer la rubrique de la colonne du fichier excel ou bien définissez cette rubrique dans la feuille de calcul.
4- Sal. XXXXXX n`est pas de feuille:
Le salarié en question n'est imputé dans aucune feuille. Son importation est impossible. Veuillez lui affecter une feuille dans son contrat.
5- Sal. XXXXXX n`est pas de contrat:
Le salarié en question n'a pas de contrat. Son importation est impossible. Veuillez lui créer un contrat.
6- Rub. XXXXX n`existe pas:
La rubrique que vous voulez importer n'existe pas dans le plan de paye. Vous pouvez soit modifier le code rubrique dans le fichier excel soit créer cette rubrique dans le paye puis la configurer dans les feuilles de calcul.