Frequently Asked Question

HLI propose aux comptables et notamment aux cabinets, la gestion des notes externes. Cette gestion permet de gérer à la fois les notes de frais de leurs collaborateurs mais aussi les pièces externes que peuvent déposer leurs clients dans leurs espaces de travail.

Pour cela, allez dans le module de comptabilité, puis sélectionnez Notes Externes. Vous arrivez sur la page suivante:

Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton +:

Définissez d'abord, s'il s'agit d'une note de frais ou d'une pièce externe. Le fonctionnement est quasi identique, sauf que dans la note de frais, les coordonnées GPS de la note sont gérées puisque la note est saisie à partir d'un téléphone androïde, sur le lieu même ou la note est générée (un hôtel, un restaurant...). Sur les pièces externes, la notion de géolocalisation n'existe pas.

Sélectionnez ensuite, le journal qui sera impacté lors de la génération des écritures comptables. La sélection du journal va conditionner la sélection des catégories. Pour les notes de frais, seul le journal des Achats est concerné. Mais dans la gestion des pièces externes, vous pouvez gérer trois catégories d'opérations:
- les achats par le mouvement des comptes fournisseurs, taxes et charges
- les ventes par le mouvement des comptes clients, taxes et produits.
- la trésorerie par le mouvement des charges ou des produits et de la trésorerie

Les autres informations ne sont pas utiles à saisir car, elles seront calculées par rapport à l'analyse du scan de la pièce.

ONGLET SCAN:

Cet onglet permet le scan de la note ou de la pièce. 

Cliquez sur le bouton Choisir un fichier. Une fenêtre de recherche apparaît à l'écran. Sélectionnez votre fichier. Il peut être de divers formats (PDF, JPG..). Les fichiers PDF peuvent soit contenir du texte soit des images. Leur traitement sera différent et fera appel à des ressources différentes.  

Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton Sauvegarder, la pièce s'affiche à l'écran. Si la pièce n'est pas la bonne, vous pouvez la supprimer en cliquant sur la corbeille, en bas de page.

Voici le synoptique des traitements:

Lorsque le document est envoyé das nos serveurs, il y a une première analyse pour savoir si c'est un document PDF texte ou un PDF image ou une image.

Si c'est une image (PDF Image ou image) alors le document est passé dans un OCR pour extraire le texte. Une fois le texte obtenu, il va dans le processus d'analyse avec l'IA. Si le document est PDF texte, alors il va directement dans le processus d'analyse avec l'IA.

A l'issu de cette analyse faite, l'IA nous fourni toutes les informations dont nous avons besoin pour générer des écritures comptables. 

ONGLET ÉCRITURES COMPTABLES:

Cet écran permet 2 modes de calcul:
- soit l'extraction du texte à partir de l'image grâce à notre OCR
- soit l'utilisation d'un modèle d'écriture pré-renseigné, uniquement pour les notes de frais

Sélectionnez la langue de la facture. Actuellement 3 langues sont possibles, puis cliquez sur le bouton OCR. Une fois le calcul de l'OCR effectué, ce dernier affiche les résultats qu'il a obtenu:

En dans la liste en dessous, il affiche les écritures qu'HLI a généré:

Les tiers sont repérés à partir des informations contenues dans l'entête du document, en général le logo, ou le mail soit de l'entreprise soit du commercial qui a généré la document. 

HLI procède par apprentissage. Cela veut dire que la première fois, aucun tiers n'est reconnu. Lorsque vous cliquez sur le bouton MAJ DU TIERS, 

ce dernier n'a pas été trouvé dans la base de données. Vous pouvez soit connecter un tiers déjà existant ou bien créer un nouveau tiers. Dans tous les cas, la raison sociale et le mail seront stockés pour la prochaine fois. De même que lors de la validation, le compte de charge ou de produit est mémorisé dans le tiers en cours, afin que le fois suivante, ces comptes soient automatiquement proposés.

HLI procède de la façon suivante: en fonction du journal sélectionné, les tiers concernés sont chargés en mémoire, puis ils sont recherchés dans le document. Si le tiers est trouvé, alors son compte est affecté. S'il n'est pas trouvé, alors le compte d'attente est mouvementé. A ce moment, il suffit de cliquer sur la ligne du tiers puis de cliquez sur le bouton de modification:

La fenêtre ci-dessus apparaît. Vous pouvez changer le compte en tapant soit le nom du tiers soit le début de son compte. Vous obtiendrez la liste des comptes dans laquelle vous pourrez choisir le bon tiers. 

S'il n'existe pas, alors vous pourrez le créer à ce niveau. Le nouveau compte sera créé à la fois dans le plan comptable mais aussi dans la fiche des tiers.

ONGLET LOCALISATION:

Cet onglet n'est utilisé qu'avec la gestion des notes de frais. En règle générale, les notes de frais sont saisies par les personnels itinérants en cours de journée ou le soir. Les agents itinérants saisissent leur notes de frais directement sur leur téléphone en prenant une photo de leur facture/facturette ou ticket de caisse. Des qu'ils valident la saisie, les informations sont envoyés dans notre cloud et sont imputés directement dans le dossier concerné. Dans ce cas, les coordonnées GSP sont envoyés en même temps. Le comptable peut ainsi vérifier s'il y a adéquation entre le frais constaté et la position géographique de l'agent. Une carte est calculée qui permet de localiser l'origine de l'enregistrement.

Le point Bleu représente le point ou l'enregistrement de la note a été fait.

ONGLET ETAT:

Cet onglet permet de montrer l'état soit de la note soit de la pièce.