Frequently Asked Question

La fiche des élèves doit être créé au niveau des tiers. 

Une information est très importante est celle qui définit si un élève est local ou étranger. Cette information peut impacter le montant des frais d'inscription, des frais de réinscription et des frais de scolarité. 

Une fois que la fiche de l'élève est renseignée, enregistrez la en cliquant sur le bouton Vert.

Une fois enregistré, vous devez inscrire l'élève dans une classe ou filière. Pour cela, allez dans l'onglet Inscription. La liste des inscriptions de cet élève apparaît. Si vous souhaitez l'inscrire dans une classe, cliquez sur le bouton +.

ONGLET: INSCRIPTION:

Sélectionnez la classe concernée dans la liste. Des que la classe est sélectionnée, les montants qui ont été configurés dans la classe, apparaissent automatiquement. Mais tous les montants sont modifiables lors de l'inscription.

Le 2eme panneau concerne les montants qui seront facturables par périodicité. Par défaut la périodicité est annuelle. Lorsque la périodicité est annuelle, 1 seule facture sera générée mais les encaissements pourront se faire soit par mois soit par trimestre soit en une seule fois.

ONGLET: IMPUTATIONS:

L'onglet imputation permet de sélectionner les diverses imputations analytiques qui seront impactées lors du transfert en comptabilité.

ONGLET: ECHEANCES:

L'onglet des échéances est directement lié à la périodicité sélectionnée. Il permet de découper la génération des factures par tranches: 1 tranche pour Annuel, 3 tranches pour le trimestre et 9 tranches pour le mensuel.

Une fois que l'inscription est rempli, cliquez sur le bouton Vert pour l'enregistrer. Elle apparaît dans la liste des inscriptions.

Pour que cette inscription puisse être active, vous devez la Validez. En fonction du profil de l'utilisateur, la validation pourra être soit sur bouton soit sur habilitation.

Une fois validé, l'inscription va générer les factures. Il peut y en avoir plusieurs.

Les factures générées apparaîtront dans l'onglet Situation élèves:

Lorsque vous sélectionnez la facture, vous pouvez la consulter en cliquant sur la loupe ou l'imprimer en cliquant sur l'imprimante. La format est variable mais un format B5 est bien apprécié, car il y a une partie pour la caissier et une partie pour la parent d'élève.

ATTENTION:

Lorsque vous dé validez une inscription, alors les factures liées à cette inscription seront supprimées. Elles seront re générées lors de la validation de l'inscription. Si les montants ont changé, alors les nouveaux montants seront pris en compte.