Frequently Asked Question
L'encaissement peut se faire de plusieurs façons:
- soit c'est l'agent de facturation qui facture et qui encaisse
- soit l'agent de facturation génère la facture et un bon d'encaissement et la caissier exécute le bon d'encaissement.
Le premier est simple, car le règlement est définit par l'agent de facturation par rapport au montant de la facture.
Le second cas est plus complexe, car l'agent de facturation va générer un bon d'encaissement qui est en rapport avec la facture. Le bon d'encaissement va automatiquement au niveau de l'écran du caissier, qui ne pourra que l'exécuter sans le modifier. C'est lui qui générera le reçu d'encaissement.
Le mode de fonctionnement est configuré dans la fiche de l'agent de facturation (onglet Vente) pour savoir s'il gère les règlements directs ou les bons d'encaissement.
En fonction de ce choix, les processus ne seront pas les mêmes. Un utilisateur peut bénéficier des deux modes d'encaissements!
REGLEMENTS DIRECTS:
Au niveau de la liste des élèves, il y a une icône: situation financière. Sélectionnez l'élève puis cliquez sur l'icône:
L'écran du récapitulatif de la situation financière apparaît à l'écran:
Sélectionnez la facture à encaisser puis cliquez sur l'icône du Dollar. Le page suivante apparaît:
En fonction du contexte, vous pouvez faire un règlement total ou partiel, choisir le mode de paiement, en fonction de ce qui a été définit dans la caisse. Supposons, que vous vouliez encaisser 500.000. dans ce cas, sélectionnez sélectionnez Paiement partiel. Au lieu du montant total, inscrivez le montant que vous souhaitez. Le solde se calcule automatiquement. Si le paiement est en chèque, vous devrez renseigner le N° du chèque et la banque du tireur. Puis validez.
Le reçu s'imprime sous le format suivant:
Au niveau de la liste des factures, le solde se met à jour.
Vous pourrez consulter le détail des paiements en cliquant sur l'icône situation financière.
BONS D'ENCAISSEMENT:
Au niveau de la liste des élèves, il y a une icône: situation financière. Sélectionnez l'élève puis cliquez sur l'icône:
L'écran du récapitulatif de la situation financière apparaît à l'écran:
Sélectionnez la facture à encaisser puis cliquez sur l'icône de la caisse enregistreuse. Le page suivante apparaît:
Vous pouvez soit générer un bon d'encaissement sur le total du montant ou une partie du montant. Dans ce cas, sélectionnez Paiement Partiel. Au lieu de laisser le montant total, mettez le montant réel que vous comptez encaisser.
Le bon d'encaissement n'impacte pas directement le solde de la facture, car il faut qu'il soit exécuté par le caissier. Pour cela, le caissier doit aller dans le module Trésorerie puis opérations de caisse.
L'écran ci-dessus affiche toutes les opérations qui doivent être exécutées par le caissier. Lorsque le parent se présente devant lui, il lui présente sa facture. En fonction du n° de facture, le caissier clique sur la ligne concernée. Le bouton Dollar apparaît. Le caissier n'a plus qu'à valider l'encaissement et imprimer le reçu.
Le solde de la facture se met à jour.