Frequently Asked Question

HLI dispose d'un système interne et propriétaire pour assurer la distribution des documents commerciaux. En effet, un document peut être distribué soit par mail soit en portant directement le document puis en le faisant décharger par le client.

CAS 1: Envoi par mail: 

Cette méthode est la plus simple et la plus économe en ressource de personnel. Le document peut être envoyé par mail soit de façon unitaire soit en faisant parti d'un lot. Dans tous les cas, une fois le document sélectionné, cliquez sur le bouton imprimé, puis sur Mail (individuel):

 Les contacts du tiers du document en cours s'affichent mais un uniquement ceux qui possèdent un mail. Vous pouvez saisir un texte autre que le texte par défaut, puis cliquez sur la flèche verte en bas de la page.

1) Les destinataires sélectionnés reçoivent le mail avec en  PJ le document commercial.
2) le mail envoyé est archivé dans la base HLI
3) 'onglet Distribution est mis à jour.

Lorsque vous interroger le document commercial, un nouvel onglet apparaît. Il permet de voir tous les envois que vous avec fait pour ce client.

CAS 2: Décharge du client

Ce cas est divisé en 2 phases: dépôt du document chez le client puis le client décharge la réception. C'est la décharge du client que l'on mémorisé afin d'avoir la preuve du dépôt du document.

Pour cela dans l'onglet Distribution, cliquez sur sur le bouton Saisir la décharge du client

La fenêtre suivante apparaît:

Sélectionnez le scan de la décharge du client. Puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

La décharge apparaît dans la liste avec les icônes suivantes 

pour les différencier des icônes concernant l'envoi par mail

Vous pouvez à tous moment consulter la pièce en cliquant sur l'icône PJ

La colonne PJ permet de consulter les documents envoyés par mails.
La colonne Scan permet de consulter les décharges des clients.