Frequently Asked Question

HLI offre la possibilité aux cabinets, aux groupes et aux sociétés d'intérim de pouvoir donner accès à un utilisateur externe (appartenant au client) de pouvoir saisir directement les éléments des variables des salariés. Cette gestion est assuré pour une nouvelle page, située dans le module paye: 

HLI possède la notion de variable mensuelle. Une variable mensuelle peut changer de valeur tous les mois et peut soit conserver sa valeur d'un mois sur l'autre soit être remise à 0 après la clôture mensuelle de la paie. HLI a une nouvelle propriété qui permet de choisir les rubriques mensuelles qui seront manipulables par le client. Cette propriété se trouve dans le plan de paye. Il revient à la charge du cabinet de sélectionner les rubriques utiles pour le client. Le but étant de limiter le nombre de rubrique.

Par défaut toutes les rubriques sont en modification mensuelle. Mois vous pouvez faire en sorte que la rubrique soit en modification occasionnelle. Dans ce cas, elle n'apparaîtra plus dans la préparation pour les clients mais uniquement dans la préparation du cabinet.

Une fois cette configuration effectuée et les rubriques sélectionnées, allez dans le module paye puis sélectionnez la ligne Préparation Paye Externe.

C'est cette fonction que vous allez partager à vos utilisateurs externes.

EXPLOITATION:

Sélectionnez la feuille de calcul puis la période et faites ouvrir.

Des que vous cliquez sur Ouvrir, la page suivante apparaît:

Le tableau ci-dessus s'ouvre. Il y a la liste des natures des rubriques qui peuvent être saisie. Il y a, aussi, une ligne par salarié avec une colonne par rubrique mensuelle à saisir. Il se présente comme un tableau excel. Lorsque vous sélectionnez la nature, la liste des rubriques par salarié se met à jour. Effectuez votre saisie. Des que vous sortez de la cellule de saisie, les données sont enregistrées. Vous pouvez changer de nature à tout moment. Tout ce que vous avez déjà saisie se ré-affiche.  

Le bouton suivant permet de recharger les éléments

Le bouton suivant permet d'effacer les valeurs

Le bouton suivant permet d'enregistrer les valeurs. 

Une fois que vous avez toutes les rubriques de toutes les natures, cliquez sur le bouton Vert.

Si on choisit: Enregistrer, cela va enregistrer les valeurs mais va considérer que la saisie reste en cours. Si on choisit Valider, cela veut dire que les données seront enregistrées et qu'une notification va être envoyée aux utilisateurs du cabinet qui sont actifs sur la paye du dossier en cours. Une fois que les données ont été enregistrées, les utilisateurs du cabinet peuvent procéder à la génération des bulletins de salaire. Dans le mail de notification, ils reçoivent aussi l'état d'impression des variables saisies. Ce même état est stocké dans l'espace du client dans le mois concerné. L'état d'impression est horodaté et permet de voir les évolutions des différentes saisies. Une fois validé, la saisie est impossible coté client. Seuls les agents du cabinet peuvent déverrouiller la saisi pour que le client puisse apporter des changements à la saisie.

Le bouton suivant permet de savoir qui a fait la saisie en dernier

Les enregistrements sont nominatifs et horodatés. On peut savoir qui a fait quoi et quand. Cette fonction permet d'engager la responsabilité de la personne qui a fait la saisie.

Les informations saisies alimentent la partie des variables mensuelles. Il n'y a plus qu'à générer les bulletins.

A la fin de la saisie, n'oubliez pas de cliquez sur le bouton Fermer pour libérer la saisie

Au niveau des la page de préparation, il y a désormais de nouvelles icônes qui permettent de suivre l'évolution des saisies faites par les utilisateurs externes:

L'icône suivante indique que la saisie a déjà été enregistrée mais non validée

L'icône suivante indique que la saisie externe a été terminée et validée. Une notification par mail a été envoyé à tous les utilisateurs du cabinet qui sont dans un groupe de paye