Frequently Asked Question
HLI offre la possibilité de transformer des salariés en utilisateurs. Pour cela, vous devez d'abord renseigner dans les fiches des salariés leur mail, car seul ceux qui ont un mail peut être transformés en utilisateur.
PREPARATION DE LA TRANSFORMATION:
Allez dans la module de la paie, puis allez dans Fiche des Agents. Recherchez un agent puis ouvrez sa fiche en modification.
Dans le 3eme bloc du premier onglet:
inscrivez son mail dans la zone concerné puis validez.
Répétez cette opération sur tous les agents qui doivent être transformés en utilisateur. Mettez un mail valide, car c'est sur ce mail que le salarié recevra ses identifiants de connexion à la plate forme HLI.
PROCESS DE TRANSFORMATION:
Une fois cette opération faite, allez dans le menu Administration, puis Utilisateurs.
Cliquez sur l'icône avec le petit bonhomme. La liste des salariés qui possèdent un mail mais pas encore de compte d’accès apparaît.
Cochez les salariés qui seront transformés en utilisateur puis sélectionnez la groupe dans lequel vous allez les positionner, puis cliquez sur lz bouton Vert, en bas de la page.
Cliquez sur sur OK pour lancer le processus de conversion:
Une fois que la procédure est terminée, chaque salarié qui a été coché reçoit un mail avec ses identifiants.
POURQUOI DONNER ACCES AUX SALARIES:
Une fois que le salarié a accès à la plate forme HLI, il pourra faire les opérations suivantes:
- accéder à SES contrats
- accéder à SES bulletins de salaire
- accéder à SES prêts internes, externes ou manuels
- accéder à SON épargne
- accéder à SES absences et pouvoir faire une demande d'absence
- accéder à SES congés et pourvoir faire une demande de congés
- accéder à SES pointages
- accéder à SON coffre-fort
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Lorsque vous êtes en mode Cabinet, positionnez vous dans la base du client avant de faire les opérations décrites dans ce tuto. Tous les salariés ainsi transformés seront considérés comme des Agents Externes au Cabinet et pourront accéder aux éléments ci-dessus définis.
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Lors de la transformation des salariés en utilisateurs, les logins sont calculés comme suit:
1) forçage du mail en minuscule
2) suppression du nom de domaine
Exemple:
Le mail suivant: Toto.Alfred@test.com donnera le login toto.alfred
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REGLES IMPORTANTES:
1) tous les mails sont systématiquement forcés en minuscule lors de l'envoi pour les logiciels de messagerie
2) les logins sont sensible à la case, c'est à dire que les minucules et les majuscules doivent être respectés
3) le nom de la société est toujours forcé en majuscule