Frequently Asked Question
Lors du changement d'année vous devez indiquer à HLI ce que vous voulez faire. Vous avez les choix entre 2 options:
- soit étendre l'exercice actuel jusqu'à la fin du nouvel exercice
- soit clôturer l'exercice actuel pour générer le nouvel exercice
En fonction des modules ces choix peuvent changer. Une clôture peut se faire à tous moments sauf pour la paye. C'est le seul module qui doit être clôturer annuellement avant de commencer la paie de N+1. Si la clôture intervient en cours d'année, alors tous les mouvements qui appartiennent à la nouvelle année, sont imputés sur le nouvel exercice lors du processus de clôture.
PAYE:
En effet, le module de la paie est calendaire, donc, il doit être clôturer impérativement pour pouvoir générer le mois de janvier.
COMPTABILITÉ:
En ce qui concerne la comptabilité, vous devez étendre l'exercice de façon à avoir un exercice sur 2 ans. En effet, les états financiers devant être déposés entre mars et avril de N+1, il faut ouvrir l'exercice N+1 pour continuer à travailler. Une fois que les commissaires aux comptes ont statué, vous pourrez clôturer votre exercice.
LES AUTRES MODULES:
En ce qui concerne les autres modules, vous pouvez à votre gré soit clôturer soit étendre l'exercice.
Dans tous les cas, voici la procédure pour étendre ou clôturer un exercice:
Allez dans Administration, puis paramètre des modules et sélectionnez votre module, par exemple Vente. Ensuite cliquez sur Gestion des exercices, c'est la première ligne.
Sélectionnez la dernière ligne. Les icônes s'affichent au dessus de la liste.
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Pour étendre un exercice, cliquez sur l'icône de Modification (le crayon). L'écran du calendrier s'affiche:
Faites en sorte de faire apparaître le dernier jour de l'année suivante. Puis cliquez sur le bouton Vert pour valider votre choix
La dernière ligne est alors modifiée:
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Pour clôturer un exercice, cliquez sur l'icône de Clôture (le cadenas). Un message de confirmation s'affiche, car la clôture est IRRÉVERSIBLE:
Si vous êtes OK, cliquez sur OK. En fonction des modules, vous accédez à la sélection de la date de clôture.
Ecran pour tous les modules, sauf pour la comptabilité:
Ecran uniquement pour la comptabilité:
Des que vous cliquez sur le bouton Vert, alors le processus va se lancer. Voici les opérations qui seront exécutées:
- création du nouvel exercice
- modification de l'ancien exercice
- pour la comptabilité, génération d'un journal de clôture (AA) et d'un journal des AN
- recopie des thésaurus de configuration dans le nouvel exercice
- modification de l'exercice dans les mouvements du module
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CAS PARTICULIER:
En mode cabinet uniquement, la clôture de la comptabilité peut être soit définitive soit provisoire. Si elle est définitive, alors elle est irréversible. Si elle est provisoire, alors vous pouvez l'annuler pour la reprendre ultérieurement. Une fois la clôture annulée, les éléments se repositionnent dans le même état qu'avant la clôture, c'est à dire que :
- les dates de l'exercice reviennent comme au départ
- les journaux de clôture (AA) et AN sont annulés
- restauration de l'imputation de l'exercice aux écritures