Frequently Asked Question

03 - Documents Internes
Last Updated 11 months ago

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.HLI peut gérer des documents internes partagés entre les groupes d'utilisateurs.

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En premier, vous devez définir la hiérarchisation des dossiers et leur niveau d'autorisation par rapport aux groupes. Pour cela, allez dans Administration, Paramètre des modules, puis Office. Cliquez sur la ligne   

ETAPE 1 : Configuration des dossiers et autorisation:

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Vous accédez à la structure des dossiers. 
Pour ajouter un dossier, cliquez sur le bouton +.

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Mettez un nom de dossier, puis cochez les groupes qui auront accès, ceux qui pourront uploader, ceux qui pourront downloader et ceux qui pourront supprimer.

Puis valider votre saisie.

L'arborescence est gérer jusqu'à 10 niveaux.

ETAPE 2 : Exploitation des dossiers:

Au niveau de la page de l'accueil, la 3eme liste à droite, contient l’arborescence que vous avez définie. Pour naviguer dedans, il suffit de double cliquer sur le dossier pour entrer dans le sous dossier et ainsi de suite. Pour remonter d'un niveau faites un double click sur la flèche vert montante.

Une fois que vous vous êtes positionné dans le bon dossier, cliquez sur le bouton + pour uploader un fichier.

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La fenêtre d'ajout apparaît:

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Cliquez sur Choisir un fichier: La fenêtre d'exploration apparaît. Sélectionnez un fichier puis validez le. Le fichier apparaît dans la liste.

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Faites un double click dessus pour faire apparaître les boutons de contrôle.

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Le bouton + permet d'ajouter d'autres fichiers.
La fléche verte descendante permet de downloader le fichier.
La loupe permet de le visualiser. Cette fonction est uniquement valable pour les PDF..
La corbeille permet de le supprimer.

Biensur, ces actions sont liées aux attributions des autorisations que vous avez faites dans le groupe du l'utilisateur.

HLI possède également une autre fonction plus développée: le coffre numérique. Elle permet une traçabilité complète d'un fichier: qui l'a lu, qui l'a téléchargé, et combien de fois. Le visionneur intégré permet de lire directement les fichiers XLS, DOC, PDF et IMAGE.

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