Frequently Asked Question

Gestion des réunions
Last Updated 10 months ago

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HLI propose 3 gestions de réunions:
- réunion administrative avec le staff interne des responsables
- réunion commerciale, orientée objectifs commerciaux
- réunion avec des tiers externes à l'entreprise.

Les réunions fonctionnent sur le même principe, c'est à dire en 3 phases:
- phase préparatoire avec génération des convocations et mise à jour des plannings
- phase exécution
- phase de clôture et génération des comptes rendus

CONFIGURATION DES RÉUNIONS:

Dans un premier vous devez créer les chronos liés à l'Office puis les affecter aux personnes concernées. Pour cela, allez dans Administration, puis Paramètres des modules, puis Office. Ensuite cliquez sur Chronos de l'Office.

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Une fois les chronos créés, vous devez les affectez aux utilisateurs concernés. Pour cela, allez dans Administration, puis Utilisateurs. Sélectionnez les utilisations concernés puis cliquez dans l'onglet Office de chacun d'eux.

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Et ajoutez les chronos aux quels ils ont droit.

EXPLOITATION DES RÉUNIONS:

Vous pouvez maintenant utilisez la gestion des réunions. Pour cela, allez dans le module Office, puis cliquez le type de réunion que vous allez faire parmi les 3 types proposés:

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PRÉPARATION DE LA RÉUNION:

Les réunions internes sont destinées à votre staff de responsable. Toutes les personnes concernées sont déjà référencées car se sont aussi des utilisateurs, d'HLI.

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Pour ajouter une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton +.

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La page ci dessus s'affiche. Veuillez remplir les différentes zones.
La zone Date est la date de la réunion que vous prévoyez de faire. Le premier état de la réunion est la convocation. Vous allez définir qui sera le président de séance ainsi que le rapporteur ou le secrétaire. Vous pouvez travailler sur un service particulier. Dans ce cas, vous ne listerez que les utilisateurs du service sélectionné. Vous pouvez indiquer le type de réunion. Par défaut le type est normal. Indiquez le lieu de la réunion. Il peut être local, ou en extérieur, ou bien via skype ou bien encore en visio. Dans ce cas, veuillez indiquer le lien de la visio. Copiez le lien de la salle que vous avez réservée. Enfin les heures théoriques prévues de début et de fin. Le dernier élément à renseigner est l'ordre du jour, c'est à dire quel sera l'objet de la réunion.

Une fois ces premiers éléments saisis, cliquez sur le bouton vert pour enregistrer la réunion. L'onglet convocation s'apparaît.

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La liste du personnel s'affiche avec le président de séance et le secrétaire déjà cochés comme devant être présent. Cochez ceux qui devront être présent. Il y a une colonne Convocation. Vous pouvez spécifier si la personne DOIT être présente ou PEUT est absente. Lorsque toutes les personnes ont été sélectionnées, cliquez sur le bouton Vert pour enregistrer votre choix.

Vous revenez sur la liste des réunion. Sélectionnez cette nouvelle réunion, puis cliquez sur l'icone

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pour envoyer les convocations par mails aux personnes sélectionnée par le réunion. Ils recevront un mail. Une fois que les convocations ont été envoyées, la réunions passe automatiquement en mode Exécution. L'envoie des convocation positionne également la réunion dans le planning individuel de chaque personne.

EXÉCUTION DE LA RÉUNION:

La réunions se déroule à la date, aux heures et au lieu prévus. Durant la réunion, le secrétaire peut noter en direct live, tous les éléments discuter, si non, il peut le saisir en temps différé.

La première chose à faire est le comptage des présents et des absents. Veuillez indiquer si vous le connaissez, la raison de l'absence de tel ou telle.

De nouveaux onglets sont disponibles. 

PV ASSEMBLÉE: écrivez tout ce qui a été dit lors de la réunion.

ACTIONS ANTÉRIEURES: si vous avez défini des actions à faire lors de la réunion précédentes, celles ci voit apparaître dans cette lite. Sur chaque action, vous devrez spécifier si l'action a été faite ou pas, ou si elle a été reporté a un autre date.

NOUVELLES ACTIONS: Ce sont les nouvelles actions qui sont définies lors de cette nouvelle réunion. Pour ajouter une nouvelle action, cliquez sur +.

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Qui: est obligatoirement un utilisateur présent à la réunion. Remplissez les autres champs en fonction du besoin. Ces nouvelles actions apparaîtront dans actions antérieures lors de la prochaine réunion. Pour cela, il faut la que réunion soit du même type.

Conclusion: permet d'écrire une conclusion relative à la réunion.

Une fois que tout est saisi, cliquez sur le bouton Vert pour enregistrer la réunions. Vous revenez sur la lsite des réunions. Sélectionnez la puis cliquez sur 

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pour envoyer le compte rendu aux personnes qui devait être présentes et à celles qui étaient présentes. Une fois le compte rendu envoyé, la réunion par en mode Clôturée.

CAS PARTICULIERS 1: réunions commerciales:

Les réunions commerciales doivent accéder à l'activité commerciale de chaque commercial. L"écran est un peu différent, car vous devez préciser les périodes d'analyse de l'activité commerciale.

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L'onglet des commerciaux est également un peu différent:

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Un nouvel onglet: Analyse. Il permet de lister les utilisateurs qui doivent être présent et permet d'accéder à leur activité.

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Pour chaque commercial, cliquez sur le bouton Ventes pour l'activité commerciale et sur le bouton RDV pour l'activité des plannings.

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L'activité commerciale est détaillée dans 7 onglets, du devis aux avoir. En bas de chaque page, se trouvent des statistiques.

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L'activité des RDV est connecté aux plannings individuels et permet de suivre l'impact d'un commercial par rapport aux RDV.

CAS PARTICULIERS 2: réunions avec des tiers externes:

Les réunions avec des tiers est un  peu différent, car vous devez sélectionner un tiers existant dans votre base de données des tiers. Les contacts concernés dans le tiers vont se rajouter à vos collaborateurs. Les types sont également différents des autres réunions. 

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