Frequently Asked Question
NOTE IMPORTANTE:
Les données présentées dans ces sections sont classées en catégorie C2.
Quand un document est marqué « C2 », cela veut dire que la donnée sensible qu’il renferme est vouée à une diffusion restreinte. Ces informations ne peuvent pas être communiquées à d’autres personnes que celles disposant d’une autorisation. Les destinataires peuvent tout aussi bien être des personnes internes ou externes au service et/ou à l’entreprise.
Une violation de cette confidentialité peut nuire au fonctionnement du département, du domaine ou du service qui en est à l’origine. Éventuellement, l’entreprise risque des poursuites judiciaires. Dans la cadre d'HLI, tous les accès sont tracés et sont mémorisés, de sorte que les personnes qui ont accès à des données qui ne les concernent pas risque des poursuites judiciaires. HORUS SOLUTIONS pourra apporter la preuve de ces violations. Si une personne constate qu'elle accède à ce type d'éléments, elle doit en avertir directement sa hiérarchie et tenir informé HORUS SOLUTIONS: Les informations contenues dans ces pages sont confidentielles (C2). Si elles ne vous sont pas destinées, ne continuez pas votre navigation, ne diffusez pas le contenu et signalez l'erreur à HORUS SOLUTIONS rgpd@horus-solutions.org.
HLI propose aux salariés un espace qui leur aie propre.
CONFIGURATION DE L'ESPACE et ACCES AU COFFRE FORT (uniquement réservé aux administrateurs):
Pour q'un salarié puisse en profiter, il suffit d'aller dans l'onglet User/Salarié de sa fiche utilisateur dans Administration et d'associer le matricule du salarié avec le user concerné.
Tout d'abord, allez dans le menu Administration puis Utilisateur. Vous avez 2 méthodes.
Méthode manuelle: Sélectionner l'utilisateur concerné, puis cliquez sur le bouton Modifier. Dans l'onglet Option User/salarié. Ce paramètre permet de connecter un utilisateur avec un salarié. Cliquez sur le bouton Charger les salariés, puis dérouler la liste pour sélectionner le bon salarié qui correspond au user en cours. Attention ne vous tromper pas.
Méthode automatique: Au niveau de la liste des utilisateurs cliquez sur l'icone avec le petit bonhomme. Il permet de convertir une liste de salariés sélectionnés en utilisateur et réalise les connexions par défaut automatiquement.
ESPACE SALARIE:
L'espace du salarié est différent du coffre-fort du salarié. En effet, le premier permet une certaine interaction entre le salarié et le RH. Le coffre-fort, quant à lui, est un lieu de stockage sécurisé des documents issus de la paye avec un traçage de l'activité des mouvements.
Ensuite, si le salarié a accès à la paye, alors, il accédera à son espace.
Ci-dessus le menu de l'espace des salaries. Comme l'indique chaque ligne, le salarié a la possibilité d'accéder à ses informations de ses contrats, de ses bulletins, de ses prêts, de son épargne, de ses absences, de ses congés et de ses pointages. Il peut également consulter ses éléments des années antérieures.
Liste des contrats. En cliquant sur le contrat, vous pour le consulter:
Liste des bulletins de salaire. Vous avez la visuel annuel, mois par mois et rubrique par rubrique. Si vous cliquez sur le bouton Imprimer, alors vous pouvez imprimer les bulletins de salaire:
Liste des prêts. La salarié peut voir son niveau d'endettement:
Liste des absences. Le salarié peut voir toutes les absences qu'il a eu:
Liste des congés payes. Le salarié peut voir les congés dont il a bénéficié ainsi que les compteurs de congés:
Liste des pointages horaires. Si vous avez configurer le salarié en mode Pointage, il pourra voir tous ses pointages:
Il peut tout consulter sans rien modifier, ce qui permet d'alléger le travail du service RH.
Il peut également faire ses demandes de congés payés.
COFFRE FORT:
Le coffre-fort est accessible au niveau de Mon Compte, dans le menu en haut et à droite. Mon compte est protégé par le même mot de passe que celui du login.
Des que vous cliquez sur Mon compte, il faut mettre votre mot de passe.
Lorsque le mot de passe est reconnu, vous accédez à Mon compte:
Le coffre-fort est positionné dans le dernier onglet.
Le coffre-fort est lié à un abonnement spécifique. Il ne fonctionne que le si client est hébergé dans notre Data Center. Veuillez contacter notre service après vente ou nos commerciaux pour obtenir de plus amples informations. Le coffre-fort est présenté sous la forme suivante:
Les dossiers sont classés par année. Ils sont eux même découpés en sous dossier:
Le dossier Documents officiels a une structure qui lui est propre:
Ces dossiers peuvent être mouvementés soit par l'impression de la RH soit par un ajout manuel. Par exemple, lorsque les bulletins sont imprimés, ses derniers sont envoyés directement dans le coffre-fort du salarié dans le dossier de l'année concernée et dans le sous dossier BULLETIN.
Pour que l'automatisation soit parfaite, il faut configurer la fiche du salarié comme suit: Mettre l'adresse mail, car le salarie recevra par mail une notification et ensuite spécifier comment le coffre fort sera géré:
Une notification par mail sera envoyée à chaque salarié:
Lorsque vous cliquez sur le dossier BULLETIN d'une année XXX, la liste des bulletins apparaît dans la dernière liste: la liste des documents:
Lorsque vous cliquez sur un bulletin, les icônes au-dessus apparaissent:
Pour Ajouter un document, cliquez sur le bouton +.
Sélectionnez votre document en cliquant sur le bouton Choisir un fichier. Si vous renseignez la date d'expiration, alors le document sera automatiquement supprimé à la date indiquée.
Pour voir le détail des mouvements, cliquez sur la 2eme icone.
Vous avez la possibilité de suivre les consultations ou les téléchargements du document sélectionné.
Pour consulter le document, cliquez sur la loupe. S'il s'agit d'un document PDF, il s'affichera directement. S'il s'agit d'un document DOC, ou XLS, alors un lecteur spécifique s'ouvrira si vous avez téléchargé au préalable l'extension pour lire les fichiers XLS, DOC, ou PPT.
Pour télécharger le document, cliquez sur la flèche verte.
Pour supprimer le document, cliquez sur la corbeille.