Frequently Asked Question
HLI intègre une gestion de ticket. Elle permet de gérer les opérations suivantes:
- gestion caisse avec lecteur de code barre
- impression ticket de caisse
- gestion des équipes
- mise en attente de tickets
- gestion des encaissements
Le paramétrage est le suivant:
ETAPE 1: Sélection du type de caisse que vous souhaitez. Le type de caisse se défini dans les options de ventes de l'Administration.
Sélectionnez Ecran Normal dans le mode de gestion.
ETAPE 2: Gestion des équipes: Les équipes permettent de définir les personnes qui font parti de tel ou tel quart, s'ils peuvent faire des encaissements et leur rôle effectif.
Allez dans Administration puis Gestion des Equipes:
La liste des équipes déjà constituées apparaît à l'écran. Sélectionnez une ligne puis cliquez sur le bouton de modification ou cliquez sur le bouton + pour ajouter une nouvelle équipe.
La gestion des équipes se configure avec 4 onglets:
Définissez d'abord le code de l'équipe puis son nom. Ensuite le type d'équipe. Choisissez parmi les options présentes dans la liste.Mettez le responsable de l'équipe et les différents dépôts pour l'équipe. Enfin si cette équipe est susceptible d'accéder aux opérations d’encaissement ou pas.
Cochez dans cette liste, les agents qui font partis de cette équipe.
Les onglets Familles Achats et Familles de ventes ne sont pas gérés dans le mode Magasin.
ETAPE 3: Gestion des produits. La gestion des produits est classique mais il est important de bien configurée la fiche avec les tarifs.
ETAPE 4: Gestion de la caisse permet de facturer en mode comptoir. En fonction de l'équipe et de l'utilisateur qui se connecte, la page pourra avoir plusieurs aspects.
Ci-dessus l'écran typique d'une gestion de caisse.
Pour faire un nouveau ticket, cliquez sur Nouveau Ticket. La page ci-après apparaît:
Par défaut, toutes les factures seront affectées à Client Divers. Mais vous pouvez spécifier un client spécifique en cliquant sur le bouton Client. Attention, le client doit déjà être enregistré dans la base. Recherchez le client en tapant les premières lettres de son nom, puis cliquez sur le bouton vert pour lancer la rechercher. Vous pouvez aussi scanner sa carte de fidélité.
Cliquez sur le nom concerné. S'il n'est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Rouge.
Le but de ce mode est basé sur le scan des codes barres des produits. C'est la raison pour laquelle, le curseur est automatiquement positionné sur la zone Code produit. Prenez le produit et passez le devant le scanner. Si le produit existe, son code s'affiche dans la zone puis son libellé apparaît à la droite du code. La quantité est défini à 1 par défaut. Si le prix est renseigné alors la ligne est calculée, elle s'affiche dans la liste et la zone de saisie d'un nouveau produit s'efface et attends le prochain produit.
Si le prix n'existe pas, alors vous avez la possibilité de la saisir. Pour cela cliquez sur le montant du prix TTC:
La fenêtre pour saisir le prix s'affiche. Inscrivez le prix qui est sur l'étiquette du produit soit au clavier soit en cliquant sur les touches concernées:
Des que le prix est rentré, alors cloquez sur le gros bouton Vert. La ligne se positionne dans la liste et la zone de saisie s'efface pour recevoir le prochain produit.
Si vous désirez changer la quantité, cliquez sur la ligne concernée. Elle s'affiche dans la zone de saisie. Cliquez sur la zone quantité. La fenêtre du pavé numérique s'affiche. Vous pouvez saisir une nouvelle quantité. Des la validation de du pavé numérique le total de la ligne se recalcule ainsi que le total de la facture.
ETAPE 5: Gestion de l'encaissement du ticket. Une fois que tous les produits ont été saisis, vous devez encaisser le ticket. Pour cela cliquez sur le bouton Paiement. L'écran suivant apparaît:
La zone Téléphone: Permet de saisir le téléphone du client. Le client affecté reste le Client Divers, le client par défaut mais vous pouvez conserver son téléphone, avec son accord pour des relances commerciales.
La zone Mail: Permet de stocker le mail du client avec son accord. Dans ce cas, il peut recevoir son ticket directement par email.
La zone carte de fidélité: Permet d'appeler les clients référencés soit par le nom ou en scannant directement sa carte de fidélité. Si sa carte est associée à une remise globale, alors le ticket se recalcule en appliquant la remise indiquée dans la carte de fidélité.
Une fois ces informations renseignées, vous pouvez procéder à l’encaissement.
Vous pouvez enregistrer un ticket avec plusieurs modes de paiement. Les modes de paiements sont définis dans l'Administration.
Cliquez par exemple sur le bouton Espèces.
Le montant total du ticket apparaît. Vous pouvez le confirmer ou le modifier pour pouvoir encaisser avec d'autres modes de paiement.
Lorsque le montant total encaissé est égal au montant total du ticket, alors le bouton de validation apparaît:
Dans ce cas, le client a donné un billet de 5.000 et vous devez lui rendre 3.000 de monnaie. Une fois que vous cliquez sur le bouton Vert, vous avez l’écran d’impression qui apparaît.
Vous pouvez imprimer le ticket ou l'envoyer par mail si le mail a été renseigné.