Date de création : 04/11/2021 Par : William Howlett – RP Plateforme	Dernière MAJ : 19/07/2022 Par : William Howlett – Coordo Plateforme

• Table des matières

I. Table des matières

II. Partie Administrateur

A. Créer/Modifier un partenaire

B. Créer des projets partenaires

C. Exportation mensuelle vers les serveurs Paris (une fois les inventaires validés)

D. Numérotation des documents si on souhaite changer

E. Modifier les dépôts

F. Modifier les dépôts

G. Modifier les unités de stockage

H. Créer un kit Reconditionnement (un kit par partenaire)

I. Groupes

J. Gestion des utilisateurs

III. Gestion de Stock

A. Produits

1. Création de produit

1. Recherche de produits

B. Bons d’entrée sortie

1. Recherche de bons

2. Création de bon

C. Reconditionnement (une fois le process créé dans administration)

D. Recherche de lots

E. Inventaire

1. Préparation Inventaire

2. Saisie Inventaire

IV. Cotisations (depuis le serveur France)

V. Graphiques (depuis le serveur France)

A. Sur tous les onglets

B. Indicateurs

VI. Conseils généraux

• Droits d’accès

Groupes	Utilisateurs	Autorisations spécifiques à chaque catégorie (les accès plus hauts ont toutes les autorisations des accès plus bas)
Admin	- RP plateforme - Coordo Plateforme - HQ	Gestion des accès aux groupes et utilisateurs
Co-Admin	- Adjoints RP - Gestionnaire BDD	Paramétrage des partenaires, projets partenaires, dépôts, unités, reconditionnements Création de produits Saisie Inventaires Edition des cotisations Edition des rapports de stock Accès au module statistiques Export vers les serveurs Paris
Stock	- Superviseurs de stocks - Assistant Technique	Création des bons d'entrée/sortie Consultation des stocks

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• Partie Administrateur
  

1. Créer/Modifier un partenaire

• Tiers > Clients sociétés > pour créer ou pour modifier

1. Créer des projets partenaires

• Administration > Gestion des projets > Cliquer partenaire
• pour créer ou pour modifier

1. Exportation mensuelle vers les serveurs Paris et checks

1. Vérifier les quantités négatives :

• Stock > Gestion des produits > Rechercher > Trier par quantités et identifier les négatifs
• Cliquer sur la ligne puis sur « mouvements du produits », sélectionner « inventaires, bons d’entrée, bons de sortie » puis cliquer
• Les mouvements vont s’afficher, on peut alors identifier d’où vient l’erreur (doublon dans un bon de sortie, problème de lot, d’inventaire ou autre)

1. Vérifier si tous les bons d’entrée et sortie sont saisis (même ceux non signés !)

1. @PL : vérifier si tous les transferts de stock ont été saisis

1. Editer quelques rapports de stock et faire des spot check

1. Exporter les données sur les bases locales

• Stock > Transfert et synchronisation > Sélectionner les dates (1^er au 31 du mois) > Cliquer Exportation
• Cliquer pour télécharger
• Cliquer pour enregistrer les données exportées (archiver sur le commun)

1. Importer les données sur le serveur France

• Stock > Transfert et synchronisation > Importation > Fichier texte CSV > Ajouter un fichier
• Ajouter un fichier > Visualisation et transfert > Synchroniser

1. Modifier les dépôts

• Administration > Paramétrage modules > Achats & stocks > 005 – Liste des dépots
• Général : Modifier et rentrer dimensions, responsable, mode de conservation et tarif
• Propriétés : pour quels mouvements on utilise (voir quels stocks font du reconditionnement)

1. Modifier les familles

• Administration > Paramétrage modules > Achats & stocks > 0011 – Liste famille et produits
• pour créer (bien indiquer famille utilisable) ou pour modifier

1. Modifier les unités de stockage

• Administration > Paramétrage modules > Achats & stocks
• 0014 – Liste des unités de stockage
• 0015 – Liste des conditionnements (pour l’instant tout est unité, si on veut préciser par exemple les ballots de moustiquaires ce sera ici)

1. Créer un kit Reconditionnement (un kit par partenaire)

• Admin > Paramétrage modules > Achats & stocks > 0016 – Liste des process
• Créer un type de reconditionnement
• (créer un produit (le kit) dans un premier lieu) voir XX
• Sélectionner le kit (ex : Kit NFI)
• Rentrer les items (recherche par libellé ou code produit dans la case code produit) et les valider (ex : couverture, nattes etc)
• Possible de mettre un tuto dans méthodes appliquées ou pièges à éviter
• Utilisateurs habilités (donner accès aux différentes personnes)

1. Groupes

• Administration > Groupes > Créer un groupe
• Modifier un groupe
  • Sélectionner le groupe
  • Modifier pour donner les accès aux modules (achats/stocks…)
  • Sélectionner les modules pour donner les différents accès (cocher décocher à droite)
• Donner droit admin (changement gestion de projet)

1. Gestion des utilisateurs

1. Création d’un utilisateur

• Administration > Utilisateur > Créer
• Remplir les champs dont l’adresse mail pour la réception du mdp

1. Gestion des droits

• Cliquer sur un utilisateur > Modifier > Onglet Achats
• Cliquer sur une action (exemple : bon d’entrée), modifier. On a alors le pouvoir de donner validation ou non.
• Régler les modifications de dates en dessous

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1. Gestion de Stock

1. Produits

1. Création de produit

• Vérifier si le produit n’existe pas déjà (un produit par partenaire : exemple on a du chlore pour ACF mais pas pour Acted, Acted rentre du chlore -> nouveau produit)
• Achats > Gestion des produits >
• Choisir partenaire > Code projet > Famille
• Saisir Libellé produit >
• Onglet Caractéristiques : Rentrer le volume unitaire
• Si produit périssable : Option Achat -> Mode de gestion de Stock -> Péremption
• Stock –> -> Sélectionner Stock -> Sélectionner unité stockage (carton, pièce…)

1. Dupliquer un produit

• Si un produit existe déjà pour un partenaire sur un autre code projet, alors on duplique le produit
• Achats > Gestion des produits > Rechercher le produit concerné et cliquer sur la ligne
• Cliquer sur dupliquer
• Rentrer le nouveau code projet et le volume s’il est différent

1. Recherche de produits

• Stocks> Gestion des produits
• pour recherche avancée

1. Bons d’entrée sortie

1. Recherche de bons

• Stock > Bons d’entrée ou sortie
• pour recherche avancée (par partenaire/projet/date etc)

1. Bon d’entrée

• Stock > Bons d’entrée >
• Bien rentrer la date effective du mouvement
• Sélectionner partenaire/dépôt/personne responsable
• Vérifier si les produits existent sur le bon code projet.
  • Si produit existant > on saisit la qté
  • Si produit inexistant ou existant sur un autre code projet > création ou duplication du produit. Voir partie IV. A. 1. Et 2.
  • Astuce : Commencer par saisir tous les produits existants, noter au crayon sur le bon les produits inexistants pour tous les saisir d’un coup dans « achats »
• Pas possible de faire des bons d’entrée multi stock
• Si entrée en lot/date de péremption, cliquer sur lot, ajouter un nouveau lot, quantité et date de péremption.
• Bons Entrées/Sortie multi stock
  • Stock > Impression Stock > Bons entrée/Sortie > sélectionner la date du bon et le partenaire > Impression

1. Bon de sortie

• Même principe que pour les bons d’entrée.
• Si le produit n’existe pas ou la quantité n’est pas bonne :
  • Effectuer une recherche dans gestion des stocks de l’article puis loupe pour vérifier si l’article n’est pas enregistré dans un autre stock
  • Effectuer une recherche dans gestion des stocks pour les libellés similaires (exemple : on ne trouve pas « Bladder », on recherche « Water Tank », on ne trouve pas « cache nez », on recherche « maques » etc). Si les qtés et le vol.u sont les mêmes, alors on a trouvé notre article
  • Vérifier l’historique des mouvements du produit pour identifier une erreur.

1. Reconditionnement (une fois le process créé dans administration)

• Stock> Production
• Sélectionner Partenaire/Projet/Process
• Saisir la quantité

1. Recherche de lots

• Stock > Gestion des lots > Rechercher un lot

1. Inventaire

1. Préparation

• Impression stocks > Etats Stocks > Etats stocks détaillé
• Sélectionner la période (mois M-1), sélectionner le bon dépôt
• Editer le PDF
• Impression de fiches vierges pour compléter

1. Inventaire physique

• Les gestionnaires valident les qtés théoriques ou pointent les écarts et le notent sur l’état des stocks
• Ils renseignent les articles présents physiquement mais non présents sur l’état des stocks sur la fiche vierge
• /!\ Le comptage de tous les articles n’est pas exclu de cette procédure !!!

1. Saisie

• Inventaire > + > Sélectionner 01/XX/202X > Sélectionner dépôt > Inventaire sur dépôt
• Saisir uniquement les écarts
• Corriger les écarts et les communiquer au N+1
• Pour les articles non présents dans les stocks théoriques :
  • Effectuer une recherche dans gestion des stocks de l’article puis loupe pour vérifier si l’article n’est pas enregistré dans un autre stock
  • Effectuer une recherche dans gestion des stocks pour les libellés similaires (exemple : on ne trouve pas « Bladder », on recherche « Water Tank », on ne trouve pas « cache nez », on recherche « maques » etc). Si les qtés et le vol.u sont les mêmes, alors on a trouvé notre article
  • Vérifier l’historique des mouvements du produit pour identifier une erreur.
  • Effectuer un bon d’entrée correctif ne doit être que si on est sûr que l’article n’est pas enregistré ailleurs
• Valider l’inventaire

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1. Rapports de stock et cotisations (depuis le serveur France)

1. Rapport de stock

• Stock > Impression des stocks > Etat Stock > Etat Stock Détaillé
• Sélectionner période > Sélectionner partenaire > Sélectionner “sans les produits à 0 »
• Cliquer sur
• Bien archiver les rapports sur le commun avant envoi

1. Cotisations

• Ventes > Factures > > Sélectionner partenaire > Sélectionner période >
• Une fois les cotisations édités > cliquer sur la ligne > > Sélectionner facture >
• Même procédure puis sélectionner facture détail
• Bien archiver les cotisations sur le commun avant envoi

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1. Statistiques (depuis le serveur France)

A venir

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1. Conseils généraux

• Tous les écrans ont les mêmes boutons :