Frequently Asked Question

HLI propose la gestion des contrats de vente. Un contrat a les mêmes fonctions qu'une facture puisqu'on peut considérer comme un modèle de facture. Un contrat sert à générer des factures qui sont automatiques. 

Gestion des contrat de vente:

Pour accéder aux contrats, allez dans module Ventes, puis gestion des Contrats:

La liste des contrats s'affiche.

Pour ajouter un contrat, cliquez sur le bouton +:

Sélectionnez le client puis tabuler. Renseignez ensuite, le contact de chez le client et l'agent qui fait le contrat chez vous. Ensuite, vous devez spécifier le type de contrat. Pour cela, cliquez sur la liste Nature contrat et choisissez la nature concernée. 

Pour les contrats d'abonnement, sélectionnez Contrat d'abonnement de service:

Pour les contrats d'abonnement pour les cabinets, sélectionnez Contrat d'abonnement de cabinet (Nb de clients). Ce cas particulier permet de pourvoir saisir le nombre de base de client du cabinet puisque l'abonnement est indexé sur cette valeur.

Spécifiez la date de début de génération des factures. Si la date fin est renseignée, alors la génération ne dépassera pas cette date. Si la date de fin est vide, alors, les factures seront générées jusqu'au moment on vous renseignez une date ou que vous geliez le contrat. Vous devez spécifier également si ce sera une facturation mensuelle, trimestrielles, semestrielle ou annuelle.

Vous devez maintenant spécifier les produits qui seront facturés à chaque génération de facturation. Pour cela, cliquez dans la zone code, tapez * puis tabuler. Vous allez obtenir l'ensemble des produits que vous pouvez facturer dans ce contrat. Sélectionnez le produit. En fonction des informations du produit, la TVA, le prix unitaires et taxes complémentaires se sont calculés

la gestion des produits est identique à celle de la gestion des factures.

Une fois que le contrat est complet enregistrez le en cliquant sur le bouton Vert en bas de page.

Une fois que vous revenez au niveau de la liste des contrats, sélectionnez le nouveau contrat puis cliquez sur le bouton de Validation. Un contrat non validée ne sera pas facturée.

Pour lancer la facturation automatique, cliquez sur l'icone 

Une fenêtre apparaît. Elle vous permet de sélectionnez la période que vous allez facturer.

Sélectionnez la bonne période, puis cliquez sur le bouton Vert. Tous les contrats validées seront mise en facturation suivants les principes suivants:
- le contrat doit être validé
- la période à générer doit être incluse dans la période du contrat
- si une facture pour un contrat défini existe pour une même période, alors si la facture est en mode En Cours, elle sera détruite et régénérée. La nouvelle facture conservera l'ancien numéro de facture. Si la facture a été validée ou transférée en comptabilité, alors elle ne sera pas regénérée.

Les factures qui sont générées se positionnent dans la page de Liste des Factures.

Règles de gestion des contrats:

1) un contrat en cours ne génère pas de facture
2) un contrat validé peut être gelé en cliquant sur l'icône:

3) un contrat gelé peut être dégelé pour revenir en état validé. Pour cela, cliquez sur le bouton 

4) un contrat validé peut être terminé en cliquant sur l'icône:

5) un contrat terminé peut être réactivé en cliquant sur le bouton.

Gestion du texte des contrats de ventes:

On l'a vu au chapitre précédent, un contrat de vente permet de générer des factures automatiquement. Mais il permet aussi de gérer les textes du contrat ainsi que le stockage du contrat signé par le client.

 Le texte du contrat permet de protéger aussi bien le client que le fournisseur. Il définit toutes les modalités qui peuvent exister dans la vie d'une relation commerciale entre un client et son fournisseur. Les articles sont écrits pour prévoir tous les cas. Lorsqu'il y a un problème, on doit se réferrer au contrat pour trouver la solution à appliquer à la situation conflictuelle. Il est donc primordial de bien réfléchir à chaque article et il faut veiller à ce que chaque article respecte le cadre de loi des relations commerciales.

Un fois établi, les articles seront copiés dans le corps du modèle du texte. Une modélisation permettra la réutilisation du texte en fonction des clients et des contexte.

Cliquez dans l'onglet Texte. La première fois, le texte est vide.

Cliquez sur la liste Sélectionnez Modèle de contrat. La liste affiche tous les contrats qui ont été définis dans la gestion des contrats commerciaux du module des ventes.

Dans l'exemple, il n'y a qu'un contrat. Sélectionnez le. Des sa sélection, le contrat s'affiche.

Toutes les zones qui sont [] sont calculées et remplacées par les bonnes valeurs, en fonction du contexte.

Voici la liste des informations qui doivent être remplies:
ENTETE SOCIETE:
- Raison sociale
- N° d'enregistrement au registre de commerce
- Capital social
- ville
- Nom du responsable ou CEO
TIERS :
- nom du client
- adresse du client
- ville du client
- N° d'enregistrement au registre de commerce
CONTRAT:
- contact du client
- civilité du contact du client
- date de début
- type de contrat
- périodicité du contrat
- valeur de l’abonnement

Si toutes ces informations sont présentes, alors le contrat est entièrement automatique.

Vous pouvez modifier ou adapter le texte. Puis enregistrer le contrat. Lorsque vous cliquez sur l'icône d'impression, vous pouvez choisir, soit le modèle facture, soit le modèle contrat. Envoyez le à votre client pour signature. Lorsque le client vous le renvoie signé, vous pouvez le scanner pour le ranger dans la GED d'HLI.

Dans le cas, ou il manquerait des informations importantes, allez les saisir dans le bon endroit (soit entête société, soit client, soit contrat). Puis revenez dans le contrat. Sélectionnez tout le texte pour tout effacer, puis clique sur l'icône avec les flèches bleues pour rafraîchir la page et faire ré-afficher la liste des modèles. ATTENTION: elle n’apparaîtra que s le texte est complètement vide. Sélectionnez le contrat. Les zone qui étaient absentes sont maintenant prsentes.

Pour réaliser cette opération, cliquez sur l'onglet Scan Contrat. 

Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner le contrat qui a été signé par le client. Une fois sélectionné, clique sur le bouton Sauvegarder.

La page se modifie:
- l'onglet Texte disparaît
- l'onglet scan présente le scan du contrat