Frequently Asked Question

Gestion des contrats de vente et facturation automatique
Last Updated 8 months ago

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HLI propose la gestion des contrats. Un contrat est a les mêmes fonctions qu'une facture puisqu'on peut considérer comme un modèle de facture. Un contrat sert à générer des factures qui sont automatiques. 

Pour accéder aux contrats, allez dans module Ventes, puis gestion des Contrats:

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La liste des contrats s'affiche.

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Pour ajouter un contrat, cliquez sur le bouton +:

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Sélectionnez le client puis tabuler. Renseignez ensuite, le contact de chez le client et l'agent qui fait le contrat chez vous. Ensuite, vous devez spécifier le type de contrat. Pour cela, cliquez sur la liste Nature contrat et choisissez la nature concernée. 

Pour les contrats d'abonnement, sélectionnez Contrat d'abonnement de service:

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Pour les contrats d'abonnement pour les cabinets, sélectionnez Contrat d'abonnement de cabinet (Nb de clients). Ce cas particulier permet de pourvoir saisir le nombre de base de client du cabinet puisque l'abonnement est indexé sur cette valeur.

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Spécifiez la date de début de génération des factures. Si la date fin est renseignée, alors la génération ne dépassera pas cette date. Si la date de fin est vide, alors, les factures seront générées jusqu'au moment on vous renseignez une date ou que vous geliez le contrat. Vous devez spécifier également si ce sera une facturation mensuelle, trimestrielles, semestrielle ou annuelle.

Vous devez maintenant spécifier les produits qui seront facturés à chaque génération de facturation. Pour cela, cliquez dans la zone code, tapez * puis tabuler. Vous allez obtenir l'ensemble des produits que vous pouvez facturer dans ce contrat. Sélectionnez le produit. En fonction des informations du produit, la TVA, le prix unitaires et taxes complémentaires se sont calculés

la gestion des produits est identique à celle de la gestion des factures.

Une fois que le contrat est complet enregistrez le en cliquant sur le bouton Vert en bas de page.

Une fois que vous revenez au niveau de la liste des contrats, sélectionnez le nouveau contrat puis cliquez sur le bouton de Validation. Un contrat non validée ne sera pas facturée.

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Pour lancer la facturation automatique, cliquez sur l'icone 

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Une fenêtre apparaît. Elle vous permet de sélectionnez la période que vous allez facturer.

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Sélectionnez la bonne période, puis cliquez sur le bouton Vert. Tous les contrats validées seront mise en facturation suivants les principes suivants:
- le contrat doit être validé
- la période à générer doit être incluse dans la période du contrat
- si une facture pour un contrat défini existe pour une même période, alors si la facture est en mode En Cours, elle sera détruite et régénérée. La nouvelle facture conservera l'ancien numéro de facture. Si la facture a été validée ou transférée en comptabilité, alors elle ne sera pas regénérée.

Les factures qui sont générées se positionnent dans la page de Liste des Factures.


Règles de gestion des contrats:

1) un contrat en cours ne générer de facture
2) un contrat validé peut être gelé en cliquant sur l'icône:

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3) un contrat gelé peut être dégelé pour revenit en état validé. Pour cela, cliquez sur le bouton 

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4) un contrat validé peut être terminé en cliquant sur l'icône:

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5) un contrat terminé peut être réactivé en cliquant sur le bouton.

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