Frequently Asked Question

HLI permet de faire la gestion des courriers entrants et sortants. L'objectif de ce module est de pouvoir concentrer en un seul point dans la société, tout les documents qui entrent et tous les documents qui sortent de façon à optimiser le suivi et le classement.

Pour cela, allez dans le module OFFICE, puis Courriers/Mails. Vous accédez à la page principale:

RÉCEPTION D'UN COURRIER:

Sélectionnez "Courrier reçu" dans la liste "Tous Mouvements". Cliquez sur le bouton 

pour saisir le document que vous venez de recevoir. La saisie d'un document reçu se fait dans 4 onglets:

Identification du document:

La date est automatique. Sélectionnez le tiers dans tapant le début de la raison sociale. 

Cliquez sur la ligne puis valider le tiers en cliquant sur le bouton Vert.

Sélectionnez la nature en faisant défiler les natures dans la liste nature.

La gestion de Nos références peut être automatiser.

Saisissez les références du document reçu dans la zone Vos références.

Mettez en objet, le contenu général du document.

Sélectionnez éventuellement la priorité du document.

Sélectionnez une activité liée au type de document.

Scan du document:

Permet de scanner le document que vous venez de recevoir et de l'attacher à la gestion du document en cours. Une fois scanné, vous pouvez l'attacher au document en cours:

Corps du document:

Il s'agit d'expliquer le contenu du document. Pour vous aider, vous pouvez faire appel à la gestion de l'OCR qui permet d'extraire le texte du document à partir de l'image scanné. Vous pouvez également saisir un résumé du document.

Liste de diffusion:

La liste de diffusion permet d'envoyer le document par mail à certaines personnes. Elles sont sélectionnées soit par découpage administratif (site/département/service) soit par service, soit en sélectionnant uniquement les responsables.

Cochez les personnes qui doivent recevoir le courrier. Si vous voulez cochez toute la liste, vous avez des fonctions "Tout Sélectionner" "Rien Sélectionnez" ou "Inverser la Sélection" pour vous faciliter la sélection.

Pour envoyer le document aux personnes sélectionnées, cliquez sur le bouton Enregistrer le document, en bas à gauche de l'écran.

Le document va s'enregistrer et chaque personne sélectionnées recevront une notification par mail pour leur indiquer qu'ils ont reçu un document.

A ce niveau, ils peuvent soit se contenter de lire le document dans la pièce jointe de leur mail, soit se connecter à la plate forme HLI. Dans ce cas, la gestion est plus complète car l'ensemble des personnes concernées saura que tel à lu le document et que tel ne l'a pas encore lu. Mais en plus, chaque personne qui en prend connaissance peut laisser un commentaire ou une observation afin que les autres utilisateurs puissent également le lire et le rencherir.