Frequently Asked Question

La gestion des plannings permet d'avoir une notion de qui fait quoi répartie dans le temps.

Une fois que le temps du planning a été exécuté, la feuille des temps se met à jour.

Voici la page principale de gestion des plannings:

 Les agents d'exécutions ne peuvent accéder qu'à leur planning.

Les validateurs ont accès à l'ensemble des plannings de leur équipe.

Les superviseurs ont accès à tous les plannings de l'ensemble du personnel du cabinet.

Les agents sont, dans tous les cas, répartis par service. La liste des services apparaît en haut à gauche. La sélection d'un service, fait apparaître tous les agents de ce service. La sélection d'un agent fait apparaître son planning dans la vue de droite. Il existe plusieurs types de vues : 
- par mois
- par semaine
- par jour
- par liste

HLI regroupe plusieurs notions bâties sur le temps. Il y a 11 notions. Chaque notion est repérée par une couleur spécifique.

Bleu = Rdv
Noir =  Visite
Orange =  Intervention
Bleu clair =  Appel
Noir =  Rappel/Tache 
Violet =  To Do
Rose =  Post-it
Marron =  Emploi du temps
Jaune = Pointage
Rouge =  Réunion
Gris =  Message

CRÉER UN ÉVÉNEMENT :

Pour créer un évènement, il suffit de se positionner sur un agent puis de cliquer sur le bouton +. Le formulaire de saisie de l'évènement s'ouvre :

La nature de l'évènement doit être spécifiée en premier, car elle conditionne les zones du formulaire. Les natures sont activables ou désactivables dans le menu Administration.

Le collaborateur est pré-renseigne automatiquement. La zone Tiers pointe sur la table des tiers du module des tiers. Lorsque le tiers a des lettres de missions, ces dernières apparaissent dans la liste concernée. Lorsque vous sélectionnez une mission, sa nature s'affiche et vous aurez les taches de cette mission qui vont s'afficher dans la liste des tâches à faire. Plus vous serez précis à ce stade, plus la feuille des temps se remplira automatiquement.

Vous pouvez aussi spécifier le lieu où devra se dérouler l'événement. Si vous spécifiez VSIO-CONFERENCE, alors vous allez pré-calculer une salle virtuelle qui sera utilisée lors de l'exécution de l'évènement. HORUS SOLUTION peut fournir une salle virtuelle.

La date et l'heure de l'événement doivent être aussi renseignée afin de positionner correctement l'évènement dans le planning.

Lorsque vous cliquez sur l'onglet Contact, vous pouvez sélectionner les contacts du tiers concernés par l'évènement en cours. Cochez ceux qui devront être présent. Ces derniers recevront une notification par mail avec tous les détails importants.

Puis cliquez sur le bouton de validation en vert.

HISTORIQUE :

L'onglet HISTORIQUE permet d'accéder aux évènements que vous avez eus avec le tiers sélectionné. Cette fonction est précieuse pour lire tout ce qui s'est passé et tout ce qui a été dit.

COMPTE RENDU :

Une fois que l'évènement a été exécuté, vous le devez modifier afin de renseigner son statut.

Le compte rendu est une zone de texte dans laquelle on écrit ce qui s'est passé, mais surtout, vous devez statuer sur État. Il peut être : Encours, Reporte, Annulé, Traité. Lorsque l'événement est Traité, alors la feuille temps du collaborateur spécifié est mise à jour.

RELANCES :

Lorsqu'un évènement n'a pas été statué et lorsqu'il dépasse sa date, dépasse la date du jour, alors une notification s'affiche dans l'écran d'accueil.

Lorsque l'événement pris concerne un agent de saisie, alors son validateur et son superviseur recevront une notification de l'événement.