Frequently Asked Question

HLI a une fonction qui permet de générer des POST-IT automatiques afin de ne rien n'oublier. 

CONFIGURATION:

Pour configurer les calendriers automatiques, allez dans le menu Administration, puis Paramétrage des modules, puis module Office, puis 

Vous arrivez sur la page de cette gestion. Par défaut, elle est vide.

Pour ajouter un calendrier, cliquez sur le bouton +:

Le code est automatique. Il s'incrémente de 1 à chaque nouvelle insertion.

Choisissez le module qui devra bénéficier de ce calendrier. Cette notion est importante, car elle permet de calculer le POST-IT qu si la base a le module concerné activé.

Le libellé permet d'avoir la définition du calendrier.

Jour butoir : c'est le jour du deadline. Le jour pour lequel le POST-IT doit être honorer.

Jour alerte client : C'est le jour à partir duquel le client sera informé du POST-IT à exécuter.

Jour alerte cabinet : C'est le jour à partir duquel le cabinet sera informé du POST-IT à exécuter.

Dans cet exemple, il s'agit de la déclaration de TVA. Elle doit être déposée le 20 de chaque mois. Le client doit la préparer à partir du 15 pour être prêt pour le 20. Le cabinet peut prévenir son client à partir du 10.

Vous trouverez, ci-après, une configuration classique.

Une fois que les calendriers ont été définis, vous devez générer les POST-IT concernés. Pour cela, cliquez sur l'icône avec le petit bonhomme qui court. La fenêtre suivante s'affiche :

La date de début correspond à la date du premier jour du mois de la date système. La date de fin est le dernier jour d'année en cours. 

Lorsque vous cliquez sur le bouton vert de validation, les POST-IT vont se générer.

Lorsque vous êtes en mode autonome ou en groupe, vous aurez, par évènement, 2 lignes :
- D0: c'est la date du jour d'exécution
- D1: c'est la date de rappel

Lorsque vous êtes en mode cabinet, vous aurez 3 lignes par évènement :
- D0: c'est la date du jour d'exécution
- D1: c'est la date de rappel pour le client
- D2 : c'est la date de rappel pour le cabinet qui doit rappeler son client de préparer son travail.

Lorsque vous êtes en mode cabinet ou en mode groupe, alors les POST-IT vont se copier dans toutes les bases secondaires.

Voici le code couleur utilisé pour les événements :

- Bleu : La date de l'événement dans le mois en cours.
- Rouge : L'événement a un deadline dépassé par rapport au jour en cours.
- Noir : Le deadline est situé dans les mois à venir. 

EXPLOITATION:

Maintenant, allez sur la page d'accueil.

 Dans la première liste, en haut, à droite, vous avez tous les événements à préparer. Ils sont de 3 natures :
- Rappels/Taches : Les rappels ou tâches sont pour un collaborateur, qui concerne un tiers pour une date donnée.
- TO DO : Les TO DO sont des événements qui ne concernent que l'utilisateur en cours
- Emploi du temps : C'est un événement qui ne concerne que l'utilisateur en cours.
- Post-it : C'est un événement qui ne concerne que l'utilisateur en cours.
- Calendrier automatique : C'est un rappel qui concerne tous les utilisateurs.

Lorsque vous cliquez sur une ligne, les boutons d'action se redessinent au-dessus de la liste :

Le bouton + : c'est pour ajouter un nouvel élément.

Le bouton Loupe : permet de visualiser le détail de l'événement.

Le bouton Vert : permet d'indiquer que l'événement a été traité. Il disparaîtra de cette liste.