1- Le plan Budgétaire :

Les budgets reposent sur la conception d’un plan budgétaire.

Allez dans Administration, puis paramétrage des modules, Comptabilité. Sélectionnez Plan Budgétaire.

Les budgets personnels ou libres doivent être crées en cliquant sur le bouton Liste des Budgets.

Pour ajouter un nouveau budget, cliquez sur le bouton +.

Mettez un code puis un libellé et validez. Indiquez également une durée avec les dates de début et de fin. Un budget peut être défini sur plusieurs années avec un maximum de 5 ans.

Les budgets personnels apparaissent dans la liste Nature des Budgets.

Des que le budget personnel est sélectionné, alors les postes budgétaire qui le compose apparaissent automatiquement dans la liste.

Le plan budgétaire est composé de plusieurs éléments organisés comme suit

TITRE

SOUS TITRE

SOUS SOUS TITRE

OPERATION

Un budget peut être bloquant ou non bloquant. Cette notion est utilisé dans la chaîne des achats.

TITRE : permet d’avoir un titre, il regroupe des sous titres

SOUS TITRE : il regroupe des sous sous titres

SOUS SOUS TITRE : c’est le dernier niveau des titres

opérations : C’est le poste budgétaire. C’est lui qui va contenir le montant budgétaire et qui sera utilisé lors des saisies. C’est lui qui va stocker les consommations et produire les écarts.

Voici la configuration d’un poste budgétaire :

Chaque poste doit posséder les comptes qui vont servir à impacter le budget par rapport aux saisies des journaux comptables. Ce qui veut dit, que le budget se calcule tout seul en fonction des comptes qui sont utilisés dans chaque poste.

Voici la configuration des comptes d’un poste budgétaire :

Cliquez sur + (le premier bouton) pour ajouter un ou des comptes. Une page d’affiche avec la totalité du plan comptable. Pour effectuer un filtre, mettez par exemple 70 dans la zone N° Compte puis tabuler.

Vous pouvez sélectionner 1 ou plusieurs comptes.

Une fois le plan défini, vous pouvez passer à la phase saisie du budget soit en valeur soit en quantité.

Cliquez sur + (le deuxième bouton) pour ajouter des racines de comptes. Une page s'affiche pour saisir le code racine et la libellé.

Pour supprimer un compte ou une racine, cliquez sur la corbeille.

Désormais, en cliquant sur la disquette bleue, vous pouvez exporter le plan budgétaire afin de pouvoir le copier dans une autre base.

2- Saisir du Budget :

Pour cela, allez dans le module Comptabilité, puis Budget de fonctionnement.

Sélectionnez l’exercice, puis la nature, puis le type de budget. Par défaut c’est le budget initial qui s’affiche mais vous avez la possibilité d’accéder jusqu’à 3 réaménagements.

Ensuite, cliquez sur RECHERCHER.

Le plan budgétaire s’affiche.

Cliquez sur les lignes Opérations, puis cliquez sur le bouton Modifier. La page suivante s’affiche :

Dans le cas présent, le budget s'étale sur 2 ans. Donc vous avez un onglet par année pour les répartition mensuelles.

Mettez les montants mensuels. Des que vous tabulez, le total cumule tous les mois. Vous pouvez saisir les valeurs ou les quantités. Ces dernières ne sont utilisées que dans les achats.

Lorsque les montants sont saisis, cliquez sur le bouton Vert, pour enregistrer la saisie.

3- Extrait Budgétaire :

Pour voir l’exécution du budget, allez dans le module de Comptabilité, puis Extrait Budget.

Cliquez sur les Jumelles pour sélectionnez le budget :

Par défaut les dates début et fin correspondent aux dates du budget. Cependant, vous avez plusieurs possibilité en fonction des dates indiquées:
- vous pouvez analyser une année ou une partie d'année: les montants budgétés et consommés seront calculés entre les 2 dates
- vous pouvez avoir le cumul complet: dans ce cas, mettez comme date de début, la date de début du budget puis comme date de fin, la fin du budget. Dans ce cas, tous les postes seront cumulés dans la période. 

Une fois réglé les paramètres de recherche, cliquez sur le bouton Vert.

Le budget se charge avec une colonne budget, une colonne consommé et une colonne écart.

Lorsque vous cliquez sur une ligne Opération, la loupe apparaît et permet de monter le détail de l’imputation.

Enfin, l’état d’impression du budget est comme suit :