Frequently Asked Question
ETAPE 1 : définition des natures des manifestes
ETAPE 2 : définition des ports, aéroports, et gares
ETAPE 3 : définition des lieux
ETAPE 4 : gestion des manifestes
ETAPE 5 : facturation des temps
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ETAPE 1 : définition des natures des manifestes
Accès : Administration, Paramétrage des modules, Parc, Liste des natures des manifestes
Les natures des manifestes, permettent de configurer les manifestes pour savoir s'ils sont maritimes, fluviaux, routiers ou aériens. Cette informations conditionnent les autres zones de saisie et les thésaurus appelés lors de la saisie.
ETAPE 2 : définition des ports, aéroports, et gares
Accès : Administration, Paramétrage des modules, Parc, liste des ports, aéroports et gares
Les ports, aéroports et gares permettent de définir les points de chargements ou de déchargements Ces points peuvent être précisés par des lieux. Chaque point possède la nature du manifeste, le code le libellé et la distance par rapport à un point de référence
ETAPE 3 : définition des lieux
Accès : Administration, Paramétrage des modules, Parc, liste des lieux
Les lieux permettent de préciser le point d'origine ou de destination. Il est lié à un port, un aéroport ou une gare. Cette précision est optionnelle.
ETAPE 4 : gestion des manifestes
Accès : Module Parc, Manifests
Une fois, les différents éléments paramétrés, vous pouvez commencer à faire vos manifestes Il existe 2 procédures : soit c'est un ajout direct, soit c'est une importation des BETTER YARD. Dans ce cas, tout est déjà pré-rempli et vous n'avez qu'à mettre à jour les lettres de voiture.
Création d'un manifeste
Des que vous cliquez sur ajouter ou sur modifier manifeste, vous affichez l’entête du manifeste, dans lequel vous devez spécifier quelques informations importantes :
- nature : en fonction de la nature, les ports, aéroports et gares ne seront pas les mêmes
- le responsable et le commercial mais seul le responsable est obligatoire
- le point de départ avec éventuellement le lieu de départ
- le point de destination avec éventuellement le lieu de livraison
- la date de départ
- la date d'arriver théorique
- le n° BL
Une fois validé, vous pouvez accéder aux lettres de voiture
Création des lettres de voitures par manifeste
Une lettre de voiture sera l'élément qui sera facturée soit à un tiers soit au groupe. C'est elle qui contient les produits transportés et les services associés. Quand on ajoute une LV, on obtient la page ci-dessus
Création des lettres de voitures par manifeste (descriptif)
Lorsqu’on choisit un camion, on peut ajouter 1 ou 2 remorques. On peut aussi indiquer le chauffeur principal et l'aide chauffeur. Les chauffeurs peuvent provenir de la paye ou bien être en saisie manuelle.
Ensuite, il faut sélectionner le client, le mode d'assurance, le mode paiement, le mode de TVA.
Les zones en ROUGE sont très importantes. Elles conditionnent la facturation.
Mode de facturation de la LV, permet soit de facturer les produits de la LV soit de facturer un devis.
Facturation groupe : permet d'établir une facture soit par rapport à un tiers (client) soit à un tiers (groupe). IL y a donc 2 types de factures : les factures standards ou des factures internes pour le groupe.
Création des lettres de voitures par manifeste (départ/arrivé)
Les zones « arrivée » et « départ » sont automatiquement récupérés de l'entête du manifeste. Il ne reste plus qu'à indiquer la personne qui envoie et celle qui reçoit, le responsable qui envoie et le responsable qui reçoit et le compteur kilométrique de départ et celui d'arrivée. Il sera comparé ensuite au kilométrage théorique.
Création des lettres de voitures par manifeste (produits)
Dans le cas d'une facturation des produits de la LV, vous devez spécifier dans cette partie les produits qui seront facturés.
Dans le cas d'une facturation à partir d'un devis, vous devez indiquer le devis concerné.
Création des lettres de voitures par manifeste (produits)
Lorsque on ajoute un produit, vous obtenez l'écran suivant.
Sélectionnez le produit, qui s'affiche en fonction du point de livraison.
Sélectionnez ensuite, indiquez le mode de facturation :
- non facturé : le produit ne sera pas facturé
- groupage : l'unité sera calculé sur le rapport poids/volume
- colis : seul le nombre de colis sera utilisé
- TC : dans ce cas, il faudra indiquer les n° de conteneur et le n° de plomb
- traction : le nombre de traction sera facturé
Le prix est directement lié aux prix et au client. Si le client a un prix spécial, c'est ce dernier qui sera utilisé.
ETAPE 5 : génération de la facturation
Accès : Module Parc, Manifests
Le manifeste, qui contient une ou plusieurs LV, doit être validé pour passer en mode facture.
Une fois validé, cochez le boite sur la ligne du manifeste, puis cliquez sur le flèche bleue pour la génération des factures
Génération des factures
La liste des LV du ou des manisfestes sélectionné(s) apparaissent. Mettez la date de facturation, puis validez.
Les factures sont alors générées.
Pour les imprimer, allez dans le module Transit, puis Facturation. Vous pouvez les voir dans le manisferte, dans les onglets Factures Tiers ou Facture Groupe.
ETAPE 6 : gestion des dossiers
Le manifeste a son numéro qui est un chrono et qui s'incrémente à chaque nouveau manifeste.
Ce numéro de dossier est utilisé dans les LV.
Ce numéro, une fois que le manifeste est validé, se transforme en dossier analytique et est disponible au niveau de la comptabilité.
C'est ce même numéro qui sera utilisé dans les pièces de caisse et dans tous transferts en comptabilité.
Le but est d'avoir un récapitulatif complet gràce à ce numéro qui définira ainsi le gain ou la perte d'un dossier.