Frequently Asked Question

Gestion des temps (version cabinets)
Last Updated 11 months ago

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ETAPE 1 : nature des missions

ETAPE 2 : gestion des missions liées aux clients

ETAPE 3 : définition des coûts des taches par collaborateurs

ETAPE 4 : saisie de la feuille des temps

ETAPE 5 : facturation des temps

ETAPE 6 : statistiques des temps

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ETAPE 1 : définition des natures des missions

Accès : Administration, Paramétrage des modules, Cabinet, Natures des missions

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Les natures de missions permettent de définir les missions signées avec le client final et de rattacher les tâches liées à chaque mission.

ETAPE 2 : gestion des missions liées aux clients

Accès : Module Cabinet, Gestion des missions

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Les missions doivent être saisies et affectées à chaque client. Un client peut avoir plusieurs missions. Chaque mission, possède les propriétés suivantes :
- client
- nature mission
- périodicité
- mode facturation
- période début et fin et date maximale de saisie

Création d'une nouvelle mission

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- Sélectionnez le client
- Sélectionnez le contact
- Sélectionnez le responsable de la mission
- Sélectionnez la nature de la mission dans la liste des natures
- Sélectionnez la périodicité (mois, trimestre, semestre, annuel)
- Sélectionnez le mode de facturation (soit au forfait, soit au temps passé)
- Sélectionnez la période de début et période de fin
- Sélectionnez le jour de la facturation

ETAPE 3 : définition des coûts des taches par collaborateurs

Accès : Module Temps, Gestion des taches

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Afin d'automatiser la facturation, les coûts liés à chaque tache doivent être pré renseignés Pour cela, les taches ont leur propre PR et PV. Ces pris sont définis dans la fiche de la tache.
Mais chaque agent peut avoir des coûts différents pour une même tache. Cette opération est réalisée au niveau des taches par agents.

Création d'une tache par collaborateur

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Sélectionnez le collaborateur concerné, puis cliquez sur le bouton en forme de grille, pour accéder aux taches de ce collaborateur.
Ensuite pour ajouter une nouvelle tache, cliquez sur +, pour modifier une tache, cliquez sur le bouton de modification. Pour supprimer une tache, cliquez sur la corbeille. Dans ce cas, vous ne supprimez que la tache du collaborateur en cours. En cas d'utilisation de cette tache, c'est le tarif par défaut qui sera utilisé.

Création d'une taches par collaborateur

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Sélectionnez la tache, puis indiquez le prix de revient et le prix de vente. Ce tarif pour cette tache et pour ce collaborateur deviendra prioritaire lors de la facturation automatique.

Dans le cas, ou les prix sont liés aux utilisateurs, quelque soit la tâche, alors il faut définir les prix dans la fiche de l'utilisateur

Accès : Administration, Utilisateur.

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Lorsque les prix sont renseignés dans la fiche de l'utilisateur, alors il sont prioritaires.

ETAPE 4 : saisie de la feuille des temps

Accès : Module Temps, Gestion des temps (feuille des temps)

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Le but de la saisie de la feuille des temps est de pouvoir dire à ePegase tout ce que vous avez fait comme travail et sur quelle mission les taches effectuées seront impactées.
Sélectionnez d'abord la période, puis le collaborateur. Dans le cas ou le collaborateur n’accède qu'à ses propres temps, il ne verra aucun autre collaborateur.
Puis cliquez sur Recherche pour vérifier ce qui a déjà été saisie à l'intérieur.
Cliquez sur + pour ajouter un nouveau temps.

Création d'une feuille de temps

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Un temps est un élément de la feuille des temps.
Dans chaque élément, il doit y avoir les points suivants :
- Sélectionnez un client
- Sélectionnez une mission liée au client
- Sélectionnez une tache liée à la mission sélectionnée
- Éventuellement, sélectionnez le service d'affectation et l'activité
- Spécifiez la durée de la tache
- Éventuellement, précisez une observation

Lors de la facturation automatique, si la mission est facturée au temps passé, alors les coûts de chaque éléments facturés seront ceux définis dans la tache/agent. S'il le coût tache/agent, n'existe pas, alors c'est le coût de la tache qui sera utilisé. Si le cout de la tache n'est pas renseigné, alors c'est la coût du user qui sera utilisé.

Les temps peuvent être représentés sous forme de graphique :
- par jour
- par client
- par mission
- par tache

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ETAPE 5 : facturation des temps

Accès : Module Cabinet, Gestion des missions

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Pour exécuter la facturation automatique, il suffit juste de cliquez sur l’icône exécution (avec le petit bonhomme qui court). Toutes les missions seront facturées en fonction de leur contexte, soit au forfait, soit au temps passé et en respectant la périodicité.

ETAPE 6 : statistique sur la gestion des temps

Accès : Module Temps, Impression des temps

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Les impressions sont sont groupées sous le chapitre TEMPS.
Lorsque vous cliquez sur TEMPS, il y a les modèles suivants :
- temps par collaborateurs
- temps par clients
- temps par taches
Ces modèles permettent de d'imprimer les feuilles de temps par rapport aux critères sélectionnés.

- temps avec factures
Ce modèle permet de comparer les temps passés et de mettre en relation la facturation qui a été générés. La clé de synchronisation est la mission.

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