Frequently Asked Question

Inventaire des actifs immobilisés
Last Updated 4 months ago

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L'actif immobilisé est un élément clé de la comptabilité et de l'analyse financière d'une entreprise. Sa compréhension est essentielle pour déterminer de nombreux ratios et indicateurs, notamment le fonds de roulement.

Qu'est-ce que l'actif immobilisé ?

L'actif immobilisé comprend l'ensemble des biens destinés à être conservés durablement par une entreprise et qui lui apporteront en contrepartie des avantages économiques futurs. Ces biens peuvent être regroupés en trois catégories principales :

  1. Actif immobilisé corporel : Ce sont des biens non monétaires ayant une substance physique. Cela inclut des éléments tels que le matériel industriel, l'outillage, le matériel de transport, le mobilier, les installations et les agencements.
  2. Actif immobilisé incorporel : Ce sont des biens non monétaires qui n'ont pas de substance physique. Parmi eux, on retrouve le fonds de commerce, le droit au bail, les frais de recherche et de développement, les logiciels, les sites Internet, les marques et les brevets.
  3. Actif immobilisé financier : Ce sont des biens monétaires représentatifs d'une participation financière, comme des parts sociales, actions, obligations, ou encore des prêts (au personnel, aux entités liées) ou des dépôts de garantie.

À la différence de l'actif circulant, l'actif immobilisé présente une durabilité, indiquant qu'il est destiné à être conservé pendant une période relativement longue, généralement plus d'un an.

Pourquoi réaliser un inventaire des immobilisations ?

Un inventaire des immobilisations est important pour une entreprise pour diverses raisons. Une des raisons principales est de vérifier la fiabilité des actifs immobilisés inscrits au bilan et d'avoir une connaissance précise du patrimoine de l'entreprise. Cela permet de déterminer si la réalité physique des immobilisations correspond bien aux bases théoriques comptables. Un tel inventaire aide également à s'assurer de l'existence physique des biens immobilisés et peut permettre de créer un lien (par exemple via un marquage) entre le bien physique et sa représentation comptable. Ce marquage, que ce soit sous forme de code-barres, RFID, QR-code, ou tracker, facilite le suivi de l'immobilisation dans le temps et permet de prouver aux auditeurs que l'inventaire des immobilisations a bien été réalisé.

HLI possède une gestion des inventaires des actifs immobilisés. La méthode qui a été retenue est le QR CODE. HLI peut générer un QR CODE que l'on place sur chaque bien. Vous avez ensuite 2 modes opératoires :

- la lecture du QR CODE avec n'importe quel mobile, soit avec la caméra, soit avec un lecteur de QR CODE. Ce dernier, après le scan du QR CODE, envoie une requête dans nos serveurs et nos serveurs retournent sur l'écran du mobile les informations concernant le bien.

- l'inventaire proprement dit. Pour cela, vous avez 3 options :  télécharger une application sur Androïde, développée par HORUS SOLUTIONS, saisir en manuel l'inventaire ou importer l'inventaire à partir d'Excel.

L'inventaire des biens apparaît dans l'onglet Inventaire de chaque bien.

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Les informations manipulées sont les suivantes :

- la date de l'inventaire
- l'agent qui a réalisé l'inventaire
- l'état du bien. Il peut être : Ok, en bon état, Abimé (mais toujours actif) ou HS (hors service)
- une zone observation pour faire un commentaire sur l'état ou la position du bien
- la photo du bien
- les coordonnées GPS du bien, au moment de l'inventaire. Si les coordonnées sont renseignées alors, vous pouvez afficher le bien sur une carte de MAPBOX.


PROCÉDURE D'INVENTAIRE :

HLI offre 2 possibilités de faire les inventaires des actifs immobilisés. Soit, vous allez utiliser l'application HORUS ACTIFS IMMOBILISES, soit vous n'allez pas l'utiliser.


PROCÉDURE SANS APPLICATION HORUS ACTIFS IMMOBILISES :

ÉTAPE 1 : importer la liste des immobilisations.

ÉTAPE 2 : imprimer la préparation des inventaires au format XLS. La préparation consiste à générer un fichier Excel comme le montre l'exemple suivant :

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Les colonnes A et B désignent les biens à inventorier. 
La colonne C est la date d'inventaire. Par défaut, c'est la date du jour. Vous pouvez la changer.
La colonne D est l'ID de l'agent qui réalise l'inventaire. Par défaut, c'est l'ID de l'agent qui a fait la préparation de l'inventaire.
La colonne D est l'état du bien. Elle ne peut prendre que 3 valeurs :
      0 le bien est actif.
      1 le bien est actif, mais abimé.
      2 le bien est hors d'usage.

La colonne E est l'observation ou le commentaire que vous pouvez faire sur l'état du bien.
Les colonnes G et H sont les positions GPS longitude et latitude.

ÉTAPE 3 : Une fois que vous avez saisi dans le fichier Excel les informations relatives à l'inventaire, vous pouvez l'importer dans HLI. Pour cela, allez dans la gestion des Amortissements, puis, cliquez sur l'icône 

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Une petite fenêtre s'affiche, dans laquelle vous allez spécifier le type d'importation et le fichier Excel à importer.

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Sélectionnez le fichier à importer, puis cliquez sur le bouton 

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Une fois l'importation effectuée, cliquez sur l'icône de fermeture de la fenêtre. Le résultat de l'importation apparaîtra.

Si tout, c'est bien passé, vous aurez le message suivant :

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S'il y a eu une erreur, vous aurez la liste des erreurs suivantes :

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ATTENTION : si la moindre erreur est détectée, alors aucune importation n'est faite.


PROCÉDURE AVEC APPLICATION HORUS ACTIFS IMMOBILISES :

ÉTAPE 1 : importer la liste des immobilisations.

ÉTAPE 2 : imprimer les QR CODE des biens et coller les étiquettes sur chaque bien. Les étiquettes peuvent se présenter comme suit:

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ÉTAPE 3 : télécharger l'application HORUS ACTIFS IMMOBILISES.

ÉTAPE 4 : scanner chaque QR CODE avec l'application et donner son état après chaque lecture. Vous avez le choix entre 3 choix:
     le bien est actif.
     le bien est actif, mais abimé.
     le bien est hors d'usage.
Vous pouvez également saisir un commentaire. Une fois statué, validez votre saisie. Les données seront enregistrées en temps réel dans la base de données.

ATTENTION : Cette méthode n'est valable que pour les clients qui sont hébergés dans le cloud HORUS SOLUTIONS.


PROCÉDURE D'INFORMATION :

HLI donne la possibilité d'obtenir les informations principales d'un bien à partir du QR CODE. Pour cela, imprimer la liste des biens avec les QR CODE, puis collez-les sur chaque bien. Ensuite, avec n'importe quel téléphone mobile équipé soit de la caméra interne, soit avec un lecteur de QR CODE, scannez le QR CODE de l'étiquette et vous recevrez sur l'écran de votre mobile les informations suivantes :

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