Frequently Asked Question

Pour saisir une dépense dans HLI, procédez comme suit :

Allez dans le module Trésorerie puis sélectionnez la ligne Opérations de caisse. L'écran ci-dessous apparait :

Gestion d'une dépense :

Si vous avez les autorisations nécessaires, alors le bouton Ajouter Dépense est affiché. Cliquez dessus pour ouvrir la page d'ajout d'une recette :

La première opération à faire consiste à sélectionner quelle caisse va décaisser l'argent. Puis la deuxième opération consiste à sélectionner le type d'opération de la dépense. La liste des opérations est calculée par rapport à la caisse choisie.

Une fois que la deuxième partie s'affiche, complétez le formulaire : client, numéro de facture, type de règlement (les types d'encaissement sont paramétrés dans la caisse sélectionnée), montant encaissé, taxe complémentaires, si nécessaire.

En général, les dépenses proviennent du plan comptable. Pour chercher  un compte, inscrivez le début du libellé ou tapez * pour lister tous les comptes.

Sélectionnez le compte concerné puis cliquez sur le bouton Vert.

Vous pouvez renseigner des zones complémentaires si vous gérez les campagnes commerciales ou de l'analytique.

Dans les écrans consacrés aux dépenses, le solde de la caisse sélectionnée s'affiche. Cela permet de ne pas engager une dépense que vous ne pourrez pas engager par manque de fonds.

Le type d'encaissement est lié à la caisse. Si le type est Espèces, vous aurez, pour certains pays des taxes complémentaires. Si le type est chèque, alors vous devrez saisir des informations concernant le chèque :

Ces informations sont importantes si le chèque revient en impayé.

Gestion des bons de caisse :

Les bons de caisse permettent de faire des sorties de caisse dans un premier temps, puis on fait les achats et au retour, on doit rapporter la facture d'achat et la monnaie du reliquat. Le solde de la caisse ne sera impacté qu'à la clôture du bon de caisse. Suivez la même procédure que pour un règlement, mais en spécifiant le type d'opération Impayés :

Les bons de caisse en attente de clôture apparaissent dans un onglet réservé : bon de caisse en attente.

Gestion des chronos :

Chaque opération porte un numéro unique et chronologique. Il peut être continu pour tous les modes de paiement, ou bien un chrono spécifique pour chaque mode de paiement. Dans tous les cas, il peut être soit continu, soit annuel ou mensuel. Ces paramètres se configurent dans la gestion des chronos.