Frequently Asked Question

HLI prend en charge la gestion des courriers. Pour activer cette fonction, veuillez suivre les instructions ci-après :

CONFIGURATION :

1) allez dans le menu Administration, puis Paramétrage des modules, puis Office et enfin Option de l'office. La zone Mode de saisie permet de configurer cette fonction :

Elle permet de choisir les différents types de gestion :
- sans saisie
- saisie des mails
- saisie des courriers + notes internes
- saisie des mails + courriers + notes internes

Pour gérer les courriers, sélectionnez la 3eme option.

Une fois le type de gestion choisi, il faut configurer les chronos. Pour cela, allez dans La gestion des chronos du module de l'office.

Cliquez sur l'icone pour générer tous les chronos.

Une fois les chronos créés, vous devez les affecter aux users concernés afin qu'ils puissent utiliser ces fonctions. Pour cela, allez dans les fiches des users concernés, puis dans l'onglet Office,  

EXPLOITATION :

Une fois la configuration terminée, allez dans le module office, puis sélectionnez la ligne Courriers/Mails.

Pour créer un nouveau courrier, sélectionnez Courriers envoyés dans la barre de recherche.

Le bouton Ajouter les courriers s'affiche :

Cliquez dessus pour ajouter un courrier. La fiche d'un nouveau courrier s'affiche à l'écran :

Remplissez le formulaire, avec le tiers, la nature du document, les références, l'objet du document, et éventuellement, les imputations analytiques. Une fois terminé, cliquez sur l'onglet corps du document.

Vous pouvez saisir votre texte dans la zone de texte. Vous pouvez aussi utiliser un modèle pré-défini. Pour cela, cliquez sur Sélectionnez un modèle pour sélectionner un modèle prédéfini. Les modèles sont enregistrés dans la gestion des modèles de documents.

Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer document.

La page principale est découpée en deux partis.

A gauche la liste des documents et à droite le contenu du document sélectionné.

Pour imprimer le document, cliquez sur l'icône d'impression. Dans le sélecteur, choisissez votre format.