Frequently Asked Question

L'archivage permet d'archiver des documents dans un espace sécurisé. Le but est de scanner et le système stocke dans des dossiers répartis par année et mois. Contrairement à l'Agora ou les dossiers sont créés par les utilisateurs, dans l'archive, les dossiers sont imposés par année et mois par rapport à la date de scan.

Cliquez sur la ligne Scanner Documents. La page suivante apparaît :

Elle montre deux choix :
- l'icône Upload : cette fonction permet d'envoyer dans le serveur des documents déjà fait, par exemple, des fichiers PDF, Word, Excel, Power Point ou image. Les fichiers reconnus sont les suivants : PDF, XLS, DOC, PPT, ODT, ODS, ODP, TXT, PNG, JPG et ZIP. Les autres fichiers peuvent être stockés mais ne pourront pas être ouvert on line. Pour les lire, il fautdra les télécharger en local.
- l'icône scanner : permet de scanner des documents et de les envoyer au format PDF dans le serveur.

UPLOADER DOCUMENTS :

Cliquez sur Choisir un fichier. Le sélecteur de fichier s'ouvre. 

Choisissez un fichier puis cliquez sur Ouvrir.

A ce niveau, il y a 2 cas : soit vous êtes hébergés dans notre cloud, soit vous êtes hébergés dans un serveur local privé.

Dans le premier cas, le cas de notre cloud, l'ecran est le suivant:

Apres avoir sélectionné le fichier à uploader, l'écran suivant devient comme celui-ci. Il y a 3 onglets:

Onglet du fichier: il montre le fichier qui vient d'etre uploader.

Onglet Résumé: le résumé du du document provient de l'analyse de l'IA.

Onglet Mots-clés: Les mots-clés ont été extrait du document et proposé par l'IA.

L'icone suivante:

permet de ré-exécuter l'analyse soit du résumé soit des mots-clés.

Attention: cette opération consomme aussi des tokens.

Dans le second cas, cas d'u serveur local, l'écran est le suivant:

Dans ce cas, l'analyse de l'IA n'est pas active. 

Une fois sélectionné, vous pouvez faire un résumé de ce document. Écrivez un résumé simple, mais précis. Dans un temps proche, cette fonction sera assurée par l'IA. Pour, cela, cliquez sur l'onglet Résumé.

Onglet Résumé du document: Vous devez faire le résumé du document et le saisir dans cet onglet.

Onglet mots-clés: Vous devez faire saisir les mots clés dans cet onglet.

Enfin, vous pouvez mettre des mots de clés pour faciliter la recherche de ce document. Pour cela, cliquez sur l'onglet Mots clés :

Chaque mot clé doit être séparé par une virgule. Dans un temps proche, cette fonction sera assurée par l'IA. Pour, cela, cliquez sur l'onglet Résumé.

SCANNES DOCUMENTS :

La fonction Scanner permet de scanner un document, de le transformer en fichier PDF puis de l'envoyer dans le serveur.

Dès que la fonction est cliquée, alors les scanners connectés à votre ordinateur sont recherchés. Ils doivent être compatibles TWAIN.

TWAIN est un protocole informatique standard destiné principalement à relier un scanner d'images à un ordinateur, permettant à tout logiciel de traitement d'images compatible TWAIN de piloter le scanner pour contrôler et lancer l'acquisition de l'image, quels que soient le modèle et le constructeur du scanner.

Les scanners trouvés sont accessibles dans la liste popup. Lorsqu'elle est vide, HLI n'a pas trouvé de scanner.

Si la liste n'est pas vide, alors sélectionnez le scanner puis cliquez sur SCAN. Cette fonction envoi une demande au scanner pour scanner le document présent sur le plateau et renvoi l'image sur la page en cours.

Les autres onglets (résumé et mots clés) sont identiques à la fonction UPLOAD.