Frequently Asked Question

Uploader ou scanner des documents est bien, mais les rechercher c'est mieux. C'est le but de cette fonction.

La page de recherche possède plusieurs filtres.
- Mots-clés (OU) : Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots clés, séparés par des virgules. La recherche permettra de rechercher tous les documents qui possèdent au moins un mot clé, voir tous. Chaque mot clé est utilisé avec l'opérateur logique OU.

- Mots-clés (ET) : Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots clés, séparés par des virgules. La recherche permettra de rechercher tous les documents qui possèdent tous les mots clés. Chaque mot clé est utilisé avec l'opérateur logique ET.

- Filtre sur le type de document : permet de mettre un filtre sur le type de document, PDF, DOC, XLS...

- Origine des documents : Vous pouvez effectuer une recherche sur les documents provenant de l'espace AGORA ou provenant de l'espace ARCHIVAGE ou tous les espaces.

Le résultat de la recherche s'affiche dans la liste en dessous des filtres de recherche.

Il y a 3 colonnes : le type de document, le chemin de stockage du document et le nom du document.

Lorsque vous cliquez sur une ligne, les boutons d'action s'affichent :

- la première icône : permet d'accéder à l'historique du document.

Dans l'historique, vous pouvez voir les informations suivantes :
- Date de création : la date de création à laquelle le document a été créé
- Créateur : l'agent qui a créé le document
- Accès au document : le chemin d'accès au document
- Nom du document : le nom du document
- Type mine : le type de document
- Taille du document : la taille du document en octet
- RGPD : est-ce que document et impacte par le protocole du RGPD
- Date de péremption : la date de péremption à laquelle le document doit être détruit
- Nombre consultation : le nombre de fois où le document a été consulté
- Nombre téléchargement : le nombre de fois où le document a été téléchargé
- Nombre partage : le nombre de fois où le document a été partagé

En dessous des informations relatives au document, il y a 6 onglets :

- Consultations : affiche la liste des personnes qui ont consulté le document
- Téléchargement : affiche la liste des personnes qui ont téléchargé le document
- Partage : affiche la liste des personnes qui ont partagé le document
- Résumé du document : montre le résumé du document
- Mots clés: montre les mots clés du document
- Commentaire : permet de mettre des commentaires sur le document

- la deuxième icône : permet de visualiser le document.

Lorsque le type de fichier est reconnu, cette icône apparaît. Elle permet de visualiser le document.
Par exemple, lorsque le type est DOC (word)

Si c'est un fichier XLS (excel) 

Si c'est un fichier PDF :

- la troisième icône : permet de télécharger le document.

Lorsque vous désirez récupérer le document en local, cliquez sur cette icône. Le document sera téléchargé dans votre ordinateur en local.