Frequently Asked Question

Afin de faciliter le travail des secrétaires, HLI a intégré la notion de modèle de document. Cette notion couvre les documents suivants : document RGPD, mails, courriers, lettres d'accompagnement et annexes.

CONFIGURATION :

Pour y accéder, cliquez dans le menu Administration, puis Paramétrage des modules, puis Tiers et enfin, cliquez sur la ligne 019 : Liste des documents RGPD et documents standards. 

Vous arrivez sur la liste des modèles:

Pour ajouter un modèle, clique sur le bouton +. Le formulaire de saisie apparaît à l'écran :

Sélectionnez en premier la nature du document. Vous avez le choix entre RGPD, modèle de mail, lettre d'accompagnement, annexe et modèles de correspondance.

RGPD : cette nature apparait dans les documents RDPD des tiers, des salariés ou des utilisateurs.
Modèle de mails : Cette nature apparaît dans l'envoi des mails.
Modèles de correspondance : Cette nation apparaît dans l'envoi des courriers
Lettre d'accompagnement : Cette nature apparaît dans les courriers liés à la gestion commerciale pour accompagner les devis, les BL ou les factures.
Annexe : Cette nature apparaît dans les annexes liées à la gestion commerciale pour accompagner les devis, les BL ou les factures.

Ensuite, sélectionnez le type de tiers concernés. Vous avez le choix entre utilisateurs, tiers clients ou fournisseurs, salariés, patients ou élèves.

Mettez un code qui doit être unique puis un libelle du document.

Enfin, le texte du document.

Il y a des textes automatiques. En fonction du type sélectionné, vous aurez accès à des textes prédéfinis. Par exemple, sélectionnez comme nature: modèle de correspondance et comme type: Tiers, lorsque vous cliquez sur le bouton Ex: Modele, vous obtiendrez tous les textes prédéfinis qui concernent les tiers.

Pur notre exemple, sélectionnez sur la 2eme ligne:

Le texte prédéfini s'affiche dans le panneau de droite. Validez-le, en cliquant sur le bouton Vert.

Le texte s'affiche dans le corps du document.

Pour enregistrer ce modèle, cliquez sur le bouton Vert.

EXPLOITATION :

Maintenant, pour utiliser ces modèles, allez dans le module Office, puis cliquez sur la ligne Courriers/Mails. Sélectionnez Courriers Envoi

Puis cliquez la petite icône pour ajouter un nouveau courrier. Le formulaire d'envoi d'un courrier d'affiche:

Renseignez le Tiers. Il provient de la table des tiers. Par exemple :

Puis, cliquez sur l'onglet Corps du document.

Cliquez sur la sélection des modèles. Choisissez celui qui vous convient. Le texte s'affiche dans le corps du texte.

Enregistrez votre courrier. Ce dernier sera automatiquement positionné dans le tiers concerné. Vous aurez ainsi tous les historiques des courriers que vous avez envoyés ou reçus de ce tiers.

POUR ALLEZ PLUS LOIN :

On peut personnaliser le texte. Pour cela, vous pouvez mettre entre crochet [] des zones qui font appels aux tables des tiers, ou des salariés, ou des patients ou des élèves.

Revenez dans la configuration des documents. Créons un nouveau document qui sera adressé aux clients. Clique sur le bouton TBL: TIERS. Vous accédez à l'ensemble des champs de cette table.

Il y a 2 colonnes : Nom du champ et Explication du champ.

Pa exemple, nous allons adresser un courrier à une personne physique. On commence par la civilité puis la raison sociale et sur la ligne suivante, l'adresse...

 Cherchez la ligne qui contient civilité. Une fois repéré, sélectionnez-la avec la souris:

puis cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papier

 La fenêtre de la table se ferme et faites un coller CTRL V, au clavier.

La civilité a été copiée dans le corps du texte. Les crochets indiquent que cette zone sera interprétée et convertie par HL lors de l'utilisation de ce modèle.

Voila le bloc d'adresse complet :

Maintenant, lorsque vous allez utiliser ce modèle, les champs entre crochets seront calculés par rapport au tiers en cours. Par exemple, le tiers en cours est LA ROCHETTE, voici le texte