Frequently Asked Question

Le transfert des OD en paie en comptabilité se paramètre en respectant les 3 étapes suivantes:

1 - Définir le journal de paie dans chaque feuille de calcul. 

Si vous avez le module de comptabilité: Pour, cela, allez dans Administration, Paramêtrage des modules, Comptabilité, Journaux comptables. Assurez vous que vous avez défini un journal de nature Paie.

Pour définir un journal en nature Paie, allez dans la fiche du journal:

Sélectionnez Paye dans la zone nature, puis validez.

Si vous n'avez pas le module de comptabilité: Allez directement dans les feuilles de calcul.

2 - Affectation du journal de paie dans chaque feuille de calcul. Chaque feuille de calcul peut ainsi alimenter un journal différent. Pour, cela, allez dans Administration, Paramétrage des modules, Paye, Liste des feuilles de calcul. La liste des feuilles apparaît. 

La colonne Journal doit être remplie. Pour la remplir, sélectionnez la ligne, puis cliquez sur Modifier:

Pour ceux qui ont le module de comptabilité, la liste des journaux de nature Paie, s'affiche. Sélectionnez le journal, puis validez.

Pour ceux qui n'ont pas le module de comptabilité, la zone Journal est en mode saisie. Dans ce cas, vous devez saisir le journal sous la forme: CODE:LIBELLE. Par exemple, ODP:OD PAYE. Puis validez.

3 - Gérer les comptes comptables de déversements. Cette opération se réalise dans le plan de paye. Pour, cela, allez dans Administration, Paramétrage des modules, Paye, Plan de paye.

Sélectionnez Plan complet et Rubriques Utilisées, de sorte que uniquement les rubriques que vous avez utilisé apparaissent dans la liste.

Le principe est le suivant:

Tout ce qui fait parti du brut est transféré suivant un algorithme précis:
Tous les impôts et taxes ont des comptes spécifiques et doivent être regroupés 
Tous le reste a des comptes spécifiques et peuvent être éclatés par salarié.

LES BRUTS: Les bruts sont découpés en 4 catégories:
6611: tous les éléments de base et assimilés
6612: toutes les primes imposables et assimilées
6613: tous les congés payés et assimilés
6614: tous les I.S.R. et assimilés

Dans tous les cas de figure, sélectionnez la ligne puis cliquez sur le bouton Modifier. Dans l'onglet Interface comptable, vous pourrez mettre l'algo choisi:

Cette configuration permet de différencier les comptes des nationaux des comptes des étrangers. 

La création de compte sera alors la suivante:

Si la salarié est local, alors le compte sera 6611.
Si la salarié est étranger, alors la compte sera 6621.
Si la salarié est local, alors le compte sera 6612.
Si la salarié est étranger, alors la compte sera 6622.
Si la salarié est local, alors le compte sera 6613.
Si la salarié est étranger, alors la compte sera 6623.
Si la salarié est local, alors le compte sera 6614.
Si la salarié est étranger, alors la compte sera 6624.

A ce découpage, on peut aussi ajouter la notion de classement CEMAC ou UDEAC. Dans ce cas, à la racine de 4 caractère on ajoute 2 caractères qui définit la classement, suivant la table.

LES IMPÔTS ET TAXES: Les impôts sont découpés en 2 catégories: 
Les parts salariales
Les parts patronales

Les parts salariales sont appels à des comptes simples de la classe 4. Elles doivent être groupées:

Les parts patronales, doivent avoir un débit et un crédit.

LES AUTRES RUBRIQUES: Les autres rubriques sont des rubriques simples qui font appel à un seul compte.

Les indemnités non imposables:

Les acomptes, les avances et les prêts:

Les appoints du mois en cours et du mois précédent: 

Les nets à payer peuvent être, quant à eux, soit groupés, pour protéger la confidentialité en comptabilité, soit éclatés par salarié:

Pour simplifier et automatiser le paramétrage, il existe un nouvelle fonction qui permet de remplir les comptes par défaut dans chaque rubrique en fonction de sa nature.

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton des jumelles dans les icônes au dessus de la liste

Cette fonction rempli les comptes des rubriques qui n'ont pas encore de compte. 

____________________________________________________________________________________

Transférer OD e compta ou Exporter OD en fichier export

Allez dans le menu Paye, puis cliquez sur la ligne Transférer OD de paye. La page de sélection apparaît:

Positionnez les critères de recherche, puis cliquez sur le bouton RECHERCHER.

La liste des agents s'affiche à l'écran. En bas de la page, cliquez sur le bouton 

Une fois la calcul effectué, c'est à dire, une fois que les écritures ont été générées à partir des bulletins, la liste du journal s'afficche.

A ce niveau, aucune écriture n'est encore transférée. 

Pour transférer, en la comptabilité, cliquez sur l'icône avec la flèche bleue.
Pour exporter en fichier texte pour un autre logiciel, cliquez sur la disquette.
Pour imprimer le journal avant transfert, cliquez sur l'imprimante.

Le transfert dans la comptabilité d'HLI,  est automatique. Une fois le transfert terminé, vous avez le message suivant:

Pour exporter vers un fichier externe, il faut choisir vers quel modèle:

Une fois le modèle sélectionné, cliquez sur le bouton Vert. C'est l'étape 1.

Ensuite, téléchargez le fichier généré en local. Pour cela cliquez sur la flèche Verte. C'est l'étape 2.

Enfin, veuillez cliquez sur la flèche bleue pour verrouillez le transfert.

____________________________________________________________________________________

Vérification de l'OD de paye

Vous pouvez vérifier la génération de l'OD de paye. Pour cela, allez dans les impressions de la paye, puis impressions mensuelles, sélectionne Récapitulatif Cumulées des rubriques.

Vous obtiendrez l'état ci-dessus. Il montre le total par rubrique.

Si vous avez la comptabilité d'HLI, vous pouvez allez dans les journaux comptables puis ouvrez le journal des salaires et faites l'impression par Référence 1:

Ce journal s'imprime en groupant les écritures par rubriques de paye. Vous pouvez ainsi comparer plus efficacement le récap cumulé avec les élément comptables.