Frequently Asked Question
Pour bien gérer les produits, vous devez d'abord constituer vos familles. Une famille va donc regrouper un certain nombre de produits qui sont de même nature.
Allez dans Administration, puis Parametrage des modules, puis module Achats et enfin Liste des familles d'achats:
Vous accédez à la gestion des familles.
HLI intègre des familles hiérachisées sur 3 niveaux maximun.
Le niveau 1 est le nom de la famille principale. (en gras)
Le niveau 2 sont les sous familles qui dépendent de la famille principale. (en gras soulignée)
Le niveau 3 sont les sous sous familles qui dépendent de la sous famille supérieure. (en normal)
Afin de respecter la hiérarchie, il est impéraif d'avoir des codes qui reprenent le code de la famille supérieure pour créer une famille inférieure.
Par exemple, la famille principale, s'appelle V01: Vinyl et film. Ses sous familles devront commence car ce code V01 suivi du code de la sous famille. Dans cet exemple, V010 : Vinyl et V0102 : Film. Enfin, les codes des sous sous familles doivent commencer par la famille hiérarchiquement au dessus. Exemple, V010101 : Vinyl blanc, V010102 : Vinyl trasparent...
ONGLET GENERAL:
La zone nature : permet d'indiquer l'utilisation d'une famille. Les différente propriétés sont listées dans une liste déroulante. Les natures sont:
0101: Produits finis: la famille ne contiendra que des produits issus du négoce
0102: Produits semi-finis: ce sont des produits issus du module de production ou fabrication. Ces produits ne sont pas encore finis, car se sont des produits intermédiaires.
0103: Matières premières: ce sont des produits qui entrent dans la fabrication de produit semi-finis ou finis. En général, ils ne sont jamais vendus.
0133: Emballage: ce sont tous les emballages qui entrent dans la composition d'une production.
0104: Carburants: Lorsque vous voulez gérer votre cuve de gazoil ou d'essence, permet d'imputer des produits à base de pétole.
0105: Lubrifiants: Lorsque vous voulez gérer vos huiles, alors utilisez cett nature. Elle ne contiendra que les lubrifiants et permettra à la gestion parc de séparer les carburant, les lubrifiants et les autres produits dans les ordres de réparation.
0106: Peinture: Permet de gérer la production de peinture à partir de matières entrantes.
0107: Fabrication: Permet de stocker les produits qui sont fabriqués et directmeent vendables car ils sont finis.
0108: Aviculture: Permet de gérer les produits pour l'évelage
0110: Prestations: Permet de gérer des produits de prestation, qui ne touche par au stock, qui ne sont ni achetés ni fabriqués.
0111: Immobilisation: Les produits qui sont gérés avec cette nature sont des produits achetés mais qui ne sont pas destinés à la vente. Ils sont immobilisés en comptabilité. Lors de la réception de ces produits, le bien d'immobilisation est crée au niveau des immobilisations de la comptabilité.
0112: Frais: Les produits qui sont dans cette familles ne sont accessibles que dans la gestion des factures de frais. Ils permettent de valoriser les dossiers d'importation.
0113: Note de débit: Les produits qui sont gérés dans cette nature n'apparaissent que dans les notes de débit. Les notes de débit sont des factures d'achat sau prix de revient.
0114: Les produits qui sont gérés dans cette nature, sont utilisés pour la gestion des ordres de réparations.
0115: Carte restaurants: Cette notion est inutilisée.
0116: Colis bois: Les produits qui sont gérés dans cette nature, ne sont accessibles dans dans le module foret.
La zone Code : permet d'identifier la famille ou sous famille ou sous sous famille. Il doit être unique et suivre la codifcation expliquée au point précédent.
La zone Libellé : permet de nommer la famille ou la sous famille ou la sous sous famille. Il faut qu'il soit le plus explicite posible.
La zone Liaison famille de vente : permet de créer la famille d'achat dans le module vente, das le cas, ou les produits de cette famille sont achétés et vendus. Dans le cas, ou les produits de cette famille ne sont pas vendu, il est inutile de cocher cette case.
La zone catégorie : permet de spécifier les catégories suivantes:
Famille Titre: Cette catégorie est la famille principale de 1er niveau. Elle ne peut contenir que des sous familles.
Famille Utilisable: Cette catégorie est également une famille principale de premier niveau mais ne contient pas de sous familles. Elle ne contient que des produits.
Sous Famille: cette catégorie est la catégorie des sous familles. Elle gére les familles de 2eme niveau.
Standard: c'est la catégorie la plus utilisée. Elle permet de définir le dernier niveau d'une famille. Si la hiérarchie précédente est une famille de 2eme niveau, alors cette catégorie sera une famille de 3eme niveau (sous sous famille). Si la hiérarchie précédente est une famille de 1er niveau, aors cette catégorie sera de 2eme niveau (sous famille).
Les autres catégories vont disparaître, car elles sont redondantes avec la nature.
La zone Stock : permet de définir le mode de stock des prouits de cette famille. Elle n'apparaît que sur les derniers niveaus des familles. Vous pouvez choisir le type de stock suivant:
Sans stock: le stock n'est pas géré
Stock simple: les produits et entrent et sortent. Ils sont vamorisés au PUMP.
LIFO : Last In First Out = Dernier entré, mais Premier sorti. C'est une gestion par lot qui fonctionne sur la date de récetion.
FIFO: First In, First Out = Premier entré et Premier sorti. C'est une gestion par lot qui focntionne sur la date de réception. Les produits sont valorisés au PR.
Péremption: C'est également une gestion par lot qui fonctionne sur la date de péremption des produits. Cette date est saisie lors d el'achat. Les produits sont valorisés au PR.
Série: C'est une gestion par lot. Un lot contient des numéros de série. Ils sont saisis lors de l'achat. Lors de la vente on sélectionne le numéro de série de l'on vend. Cette gestion permet de pouvoir suivre ce numéro de série. Les produits sont valorisés au PR.
La zone Dépôt achat : permet de prérenseigner le dépôt d'achat lors des entrées en stock.
La zone Dépôt production : permet de prérenseigner le dépôt de production lors des fabrication.
La zone Dépôt achat : permet de prérenseigner le dépôt d'achat lors des entrée en stock.
La zone Service : permet de prérenseigner le service lors des achats des produits. Le service est un axe analytique qui peut être exploité lors du transfert en comptabilité des achats.
La zone Marque : permet de prérenseigner la marque du produit. Rarement utilisée.
La zone %PRC : le prix de revient comptable. Permet de précalculer le PR lors des réceptions
La zone %PRG : le prix de revient général. Permet de précalculer le PR lors des simultations de PR.
La zone %Fictif : permet de calculer un % sur le montant de certains frais lors des valorisation de dossiers d'importation.
ONGLET CONDITIONNEMENT:
Permet de spécifier l'unit de stokage et le ou les conditionnement d'achat par défut.
Il vaut mieux gérer les unités de stockage et de conditionnement dans chaque produit. Ceci dit, dans certains cas, il est interessant de mattre par défut ces informations dans tous les prouits de cette famille.
ONGLET COMPTES:
Permet de spécifier 3 élements: les code de taxe d'achats, les positions tarifaires et les comptes comptables qui interviendront lors du transfert des achats en comptabilité.
Sélectonnez les éléments à partir des lites déroulantes.
ONGLET ANALYTIQUES:
Permet d'imputer les axes analytiques qui seront utilisés lors du transfert des achats en comptabilité. Les axes sont définis dans les axes analytques de la comptabilité.
ONGLET PRODUITS :
Permet de voir les produits qui sont affectés dans cette famille.
Il y a 3 fonctions impotantes:
Mises à jour des mouvements: Cet outil permet de mettre à jour les produits de a liste, lorsque vous avez appliqués des modifications importantes. Tous les mouvements sont traités : cotation, commandes, réceptions, retours, avoirs, note de débit.
Changement de famille: Lorsque vous cliquez sur cet outil, vous avez la possibilité de changer de famille A vers B et d'impacter tous les produits de cette liste. Lorsque vous ckiquez sur ce bouton, une page apparaît :
On peut sélectionnez les produits qui vont changer de famille. Par défaut tous les produits sont sélectionnés. Puis vous devez choisir la nouvelle famille à partir de la liste déroulante. Et enfin, applquez le changement.
Importer produits depuis famille de vente: Cette fonction permet d'importer les produits de vente qui sont synchonisés avec les ventes. Dans l'onglet général, vous avez la possiblité de synchroniser la famille d'achat avec la famille de vente.