Frequently Asked Question
HLI intègre une gestion des événements est plus généralement, une gestion qui se base sur le temps. Voici les notions qui peuvent être gérées avec ce module:
CONFIGURATION:
Pour choisir les natures qui seront activées, allez dans menu Administration, puis Paramètre des modules, puis Office et sélectionnez la ligne 008- Liste des natures des RDV.
Vous obtenez la page suivante :
Cochez les natures qui vous intéressent, puis cliquez sur le bouton Validez pour enregistrer vos choix.
EXPLOITATION :
Pour exploiter les événement, allez dans le module OFFICE. Vous avez 2 options :
- Mon planning
- Planning du Service
Mon Planning: Cette option permet d'agir sur son propre agenda
Planning du Service : Cette option permet d'agir sur l'agenda des agents d'un service. Pour que cette option soit valide, il faut que l'agent qui s'est connecté, aie la possibilité de gérer les plannings des agents des services.
Lorsque vous entrez dans la gestion du planning, voici la page que vous allez voir:
Il y a 4 onglets: mois, semaines, jours, liste. Elles permettent d'avoir des visuels groupés par ces notions temporelles. Le dernier onglet, permet de pouvoir géolocalisé les visites sur site.
Par défaut, c'est la vision mensuelle qui apparaît. Normalement, on ne doit pouvoir saisir des événement avant le jour en cours. Cependant, HLI possède une fonction qui permet d'autoriser la saisie avant le jour en cours. Pour régler ce paramètre, aller dans les options du module OFFICE,
Puis régler le paramètre "Nb jours passés pour modifier".
Ajouter un Événement:
Pour ajouter un événement, cliquez sur le bouton + du jour concerné. Vous ouvrez le formulaire de saisie du nouvel événement:
Sélectionnez en premier, la nature de l'événement. En fonction de la nature, les champs de saisie peuvent changer, car certains événement ont besoin de d'avantage d'informations et d'autres événements ont besoin de moins d'informations.
La zone collaborateur est grisée car c'est l'agent qui est connectée qui s'affiche.
Dans certains événements, vous devez renseigner le tiers, c'est à dire à qui s'adresse l’événement. La zone tiers provient de la table Tiers du module Tiers. Cette zone fait appel, aux fournisseurs, aux clients, aux patients ou aux élèves, en fonction des modules commerciaux installés. Pour appeler un tiers, tapez les premières lettres puis tabulez. La liste apparaît. Sélectionnez le tiers concerné dans la liste puis validez.
La date de l'événement s'affiche automatiquement et correspond à la date du jour sur lequel vous avez cliqué.
Indiquez l'heure à laquelle va se tenir l'événement. Cette information est importante pour positionnez l'événement dans la journée concernée.
En option vous pouvez indiquez la date de fin. Si elle reste vide, l'événement se déroulera dans la même jour.
Vous pouvez spécifier l'heure de fin. Si elle est renseignée, l'événement aura une durée.
La zone sujet permet de décrire de façon succincte l'objet du l'événement. Cette zone peut être pré-renseignée avec des valeurs imposées. Pour saisir la liste des sujets, allez dans Administration, puis Paramètre des modules, puis Office et Liste des Sujets.
La zone description permet de d'apporter des informations complémentaires concernant l'événement.
La zone tache permet de spécifier une tache spécifique qui sera exécuter lors de cet événement. Les taches sont définies dans une table.
La zone Mode permet de définir le lieu ou se tiendra l'événement. Sélectionnez dans la liste déroulante l'option qui vous convient. Lorsque vous sélectionnez Visio-conférence, alors une salle est calculée automatiquement en fonction de la configuration de votre visio-conférence préférée. Par défaut, c'est jetsi.meet.
L'onglet Contact permet d'afficher les contacts du tiers sélectionné. Seul les contacts qui ont un mail s'affichent à ce niveau. Si vous cocher un ou plusieurs contacts, alors les contacts sélectionnés recevront l'invitation par mail.
L'onglet Collaborateurs affichent les agents de votre structure qui pourront être invités à cet événement. Cochez les collaborateurs qui recevront un mail pour y être invités.
L'onglet Historique permet de voir les historiques des événements qui ont eu lieu avec le tiers sélectionné. Cette liste est informative.
Une fois que vous avez fini de saisir l'événement, cliquez sur le bouton Vert pour l'enregistrer.
Les événements s'affichent dans la liste comme ceci:
Chaque événement est lié à une couleur qui permet de connaitre vos futures activités et engagements.
Statuer sur un Événement:
Pour statuer ou modifier un événement, il suffit de faire un double-click sur l'événement concerné.
Lorsque l'événement a été exécuté, vous devez statuer dessus. Allez dans l'onglet Compte Rendu.
Il y a 2 zones à remplir:
- Etat : il peut être En Cours, Traité, Reporté ou Annulé.
- Compte rendu : décrivez ce qui s'est passé lors de cet événement.
Mais vous pouvez configurer d'autres informations. Elles sont basées sur des listes prédéfinies:
- Budget
- Apport
- Mode de financement
- Délais de faisabilité
- Action après l'événement. Vous devez choisir une action ainsi qu'une date
Chacun de ces listes se paramètres dans la configuration du module OFFICE:
ACCUEIL:
Sur la page d’accueil, les événement du jour s'affichent pour l'agent qui est connecté.
Lorsque vous sélectionnez cette ligne et que vous cliquez sur la loupe au dessus de la liste, vous obtenez le détail de l'événement:
A ce niveau, vous ne pouvez rien changer, mais vous pouvoir avoir les informations importantes de l'événement.
Lorsque l'événement a été statué, il disparaît de cette liste.
Lorsque l'événement n'a pas été statué et que le jour est dépassé, alors il apparaît en rouge dans la liste.
LES FILTRES :
Par défaut, tous les événements sont pris en compte. Toutefois, il existe des filtres qui permettent de n'afficher qu'une nature d'événement. Les natures sont celles que vous avez sélectionnez dans les paramétrés de l'OFFICE.
Chaque nature est associé à une couleur.
LES IMPRESSIONS :
Les événements peuvent être imprimés en fonction du mois, de la semaine, du jour et en liste.
LES PLANNINGS PAR SERVICES:
Les plannings par service permettent de gérer les agendas des collaborateurs par service. La page de gestion est la suivante:
Sélectionnez un service dans la liste des services:
Ensuite, cliquez sur un agent pour obtenir son agenda.
La gestion des événements est identique à la version personnelle.