Frequently Asked Question

HLI intègre un module spécifique pour la papeterie. Il est différent du module standard car les informations manipulées sont différentes. Au lieu de parler de quantité, parle de format, de laize ou de grammage.

Pour gérer la papeterie,  il y a des écrans spécifiques pour les commandes et les réceptions.

AVANT DE CRÉER UNE RÉCEPTION:

Vous devez vous assurer de la l'existence de certains éléments. Ces éléments sont les suivants:

- fournisseur: s'il n'existe pas alors créez le en premier dans le module TIERS.
- devise: si elle n'est pas encore activée, alors activez la dans la gestion des devises.

GESTION RÉCEPTION:

Allez dans le menu Achat, puis cliquez sur la ligne Réception. La page suivante va s'afficher:

Cliquez sur le bouton +, pour ajouter une nouvelle réception.

Voici les informations obligatoires:

- sélection du fournisseur
- sélection type de dossier (local ou import)
- si import alors sélection du dossier (voir en bas la gestion des dossiers)
- sélection du mode d'importation (incoterm)

Une fois que le contexte du dossier a saisie défini, vous pouvez commencer à saisir les produits. Voici la partie qui décrit un produit:

Zone famille: Tout d'abord, vous devez choisir sa famille. Pour cela, sélectionnez la dans la liste popup. La famille est liée à une position tarifaire, donc elle apparaîtra automatiquement.

Zone sommier: cette information permet de gérer les entrepôts fictifs (sous douane)

Zone format: permet de définir les caractéristiques des produits que vous allez importer. Vous 3 possibilités: format, laize ou fourniture. En fonction de la sélection, les caractéristiques vont changer.
Format: 

Laize:

Fourniture:

Zone stock: permet de définir les différents dépôts de stokage

Zone poids net (kgr) : permet de spécifier la poids net de la marchandise exprimée en kilogramme

Zone qte/feuilles: permet de spécifier si les marchandises sont en quantités ou en feuilles

Zone prix total: permet de saisir le montant total de la ligne dans la devise spécifiée dans la réception.

Zone prix total local: permet d'avoir la conversion du prix dans la devise locale.

Voici un exemple pour du papier journal:

Saisissez tous les produits figurant sur la factures d'achat. 

Une fois toutes les lignes saisies, cliquez sur le bouton Vert en bas de la page pour enregistrer la réception. La réception doit être validée pour qu'elle puisse mettre à jour le stock et valoriser les marchandises dans le stock.

la validation dépend de votre organisation et de votre configuration.

GESTION DES DOSSIERS:

La notion de dossier n'est utilisée que dans le cas des importations. Un dossier permet de pouvoir connecter tous les documents relatifs à une importation. Par exemple, un dossier peut être ouvert au niveau des commandes puis lorsque la réception arrive, elle sera imputée sur le même dossier et bien sur les frais relatifs à une importation. On peut aussi avoir plusieurs réceptions dans un même dossier dans le cas d'un groupage.

Le dossier est également un axe analytique qui sera transféré en comptabilité lors du transfert des achats en comptabilité.

Dans la zone Dossier, tapez * puis tabuler. Vous obtiendrez la liste des dossiers en cours, c'est à dire les non validés.

Pour ajouter un dossier, cliquez sur le bouton +.

Mettez le code du dossier, son libellé, son type, sa devise. Cliquez sur l"icone MATAF pour obtenir le taux de conversion.

Sélectionnez la valeur de conversion puis coller la valeur dans la zone dossier.

Une fois que le dossier est rempli, enregistrez le en cliquant sur le bouton Vert.

Puis sélectionnez le dans la liste des dossiers.