Savoir si un mail est valide et peut vu comme saint par les FAI ou s"il est spammable est un chose importante dans la chaîne de dématérialisation.

HLI n'est pas responsable de vos mails mais il peut vous dire si vos mails sont corrects ou pas.

Pour cela, allez sur le site https://www.experte.com/fr/spam-checker

Étape 1)Envoyez votre courriel à l'adresse suivante : copier l'adresse mail indiquée dans l'encadré: actuellement: test-bcyp8g@experte-test.com

Une fois que vous avez copié  cette adresse, allez dans votre gestionnaire de mail, puis envoyez à cette adresse un mail. Remplissez l'objet et le corps de mail avec du texte cohérent.

Etape 2: Cliquez sur le bouton Obtenir le rapport, tel que défini dans l'encadré ci-après:

Le message suivant apparaît:

Au bout de 20 à 30 secondes, le rapport apparaît comme ceci

L'objectif est d'avoir la note la plus proche de 100 pour être sur que vos mails ne soient ni spammés ni bloqués.

Si votre mail a été bloqué ou s'il se retrouve dans les spams de vos clients, il est très difficile de revenir à le normale. 

La première chose est de vous assurer que votre score est proche de 100. Pour cela, suivez les conseils dans du site de spam-cheker. Puis apporter les corrections nécessaires pour obtenir 100/100. 

La seconde chose à faire est de contacter vos clients pour leur demander de transmettre à leur SI de déblacklister votre mail.

Si vous êtes le destinataire (débloquer un expéditeur)

Gmail

1. Ouvrez Spam → sélectionnez le message → cliquez “Non spam”.

2. Paramètres (⚙️) → Afficher tous les paramètres → Filtres et adresses bloquées → Débloquer l’adresse/le domaine.

3. (Optionnel) Paramètres → Filtres et adresses bloquées → Créer un filtre

   • De : expediteur@domaine.tld ou @domaine.tld

   • Ne jamais l’envoyer dans le dossier Spam ✅

4. Ajoutez l’expéditeur à Contacts (ça aide l’algorithme).

Outlook.com / Outlook (web)

1. Dossier Courrier indésirable → Courrier légitime.

2. ⚙️ → Courrier → Courrier indésirable → Expéditeurs et domaines bloqués → Supprimer.

3. Dans Expéditeurs et domaines approuvés, ajoutez l’adresse/le domaine.

Microsoft 365 (admin)

• Portail Microsoft Defender → Review → Quarantine → Release message et Allow sender (ou créez une règle d’“allow”).

Yahoo / iCloud

• Marquez “Pas indésirable” depuis Spam/Junk, puis retirez l’adresse des adresses bloquées (Paramètres → Sécurité/Confidentialité) et ajoutez-la aux contacts.

Passerelles d’entreprise (Proofpoint, Mimecast, FortiMail, etc.)

• Ouvrez la quarantaine → Release/Allow le message et/ou créez une policy d’autorisation pour l’adresse/le domaine/IP.

Si vous êtes l’expéditeur (vos mails sont rejetés/bloqués)

1. Lisez le NDR/bounce (ex. “550 5.7.1”, lien vers une blacklist ou règle). Le lien fourni explique la cause et la procédure de delisting.

2. Vérifiez la réputation de votre IP / domaine (le NDR indique souvent la liste concernée p. ex. Spamhaus). Faites la demande de delist après avoir corrigé la cause.

3. DNS & identité d’envoi

   • PTR/rDNS : l’IP doit résoudre vers mail.votre-domaine.tld.

   • SPF : en TXT sur votre domaine, ex. v=spf1 ip4:VOTRE.IP include:sendgrid.net -all

   • DKIM : publiez la clé publique selector._domainkey.votre-domaine.tld et signez vos mails.

   • DMARC : _dmarc.votre-domaine.tld → v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@votre-domaine.tld; fo=1

   • Le HELO/EHLO du serveur doit matcher le rDNS.

4. Contenu & volume

   • Évitez pièces jointes exotiques, mots “spammy”, URLs raccourcies, et envoyez en petits lots si IP neuve.

5. Serveur compromis ?

   • Vérifiez files d’attente, comptes/relays abusés, mettez à jour, changez MDP, activez AUTH/STARTTLS.

(Admins Postfix/Exim)

• Si un bannissement local (Fail2ban) bloque, par ex. :

  • sudo fail2ban-client set postfix unbanip

• Vérifiez vos listes RBL locales (Postfix main.cf : smtpd_recipient_restrictions = reject_rbl_client ...) et ajustez.

Le kit en 10 règles

1. Objet = mini phrase utile
   ➜ “Devis stage – Demande d’infos”, “Projet maths – Absence vendredi”. (Pas “Coucou” ni vide.)

2. Salut poli (simple)
   ➜ “Bonjour Mme Dupont,” / “Bonjour,” si tu ne connais pas le nom.
   (Évite “Yo”, “Salut à tousss”.)

3. But en 1 phrase
   ➜ “Je vous écris pour…” (qui ? quoi ? quand ?). Une info = une ligne.

4. Court et lisible
   ➜ 5–8 lignes max, ou puces. Pas de pavé de 30 lignes.

5. Demande claire + délai
   ➜ “Pouvez-vous me confirmer avant vendredi 12h ? Merci ????”

6. Tonalité clean
   ➜ 0 majuscules qui crient, 0 abréviations SMS (“stp”, “pk”). 1 emoji max si tu connais la personne.

7. Pièces jointes soignées
   ➜ Nommes tes fichiers : CV_PrenomNom_2025.pdf, Attestation_Stage.pdf.
   ➜ Écris “Je joins…” et vérifie que la PJ est bien… jointe ????

8. Signature courte
   ➜ Prénom Nom | Classe/École (ou Rôle) | Téléphone (si nécessaire).

9. Relire 30 secondes
   ➜ Fautes, objet, destinataire, PJ, ton poli. (Relis à voix haute = magie.)

10. Relancer proprement
    ➜ Pas de réponse ? Attends 48 h ouvrées. “Je me permets une relance…” (calme et poli).

Mini anticringe (à éviter)

• “C koi le truc ?? Vite svp !!!” → manque d’info + manque de respect.

• 4 points d’exclamation, 7 emojis, fond rose, police exotique → non.

• “Répondre à tous” pour dire “ok” → non, sauf si c’est utile à tout le monde.

3 modèles prêts à coller

1) Au/à la prof

Objet : Devoir d’histoire – question sur la consigne
Message :
Bonjour Mme Dupont,
Je vous écris car j’ai un doute sur la partie “sources” du devoir d’histoire.
Faut-il citer uniquement des livres papier ou les sites web sont acceptés ?
Merci pour votre retour avant vendredi si possible.
Cordialement,
Lina Diop – 3eB

2) Candidature stage

Objet : Candidature stage d’observation – Semaine du 20 au 24 octobre
Message :
Bonjour,
Je m’appelle Malik N., élève de 2nde au lycée Mandela.
Je cherche un stage d’observation une semaine et je suis très intéressé par votre entreprise (développement web).
Serait-il possible d’en discuter ? Je joins mon CV.
Merci de votre retour,
Malik Ndiaye
Tél. : 06 xx xx xx xx

3) Service client / administration

Objet : Demande d’attestation de scolarité – URGENT (examen 12/09)
Message :
Bonjour,
Je sollicite l’attestation de scolarité pour l’examen du 12/09.
Pouvez-vous me l’envoyer par retour de mail ?
Merci beaucoup,
Sara K.

Check-list 10 secondes avant “Envoyer”

• Objet clair ?

• Bonjour / Merci / formule finale ok ?

• Demande précise + date ?

• PJ bien attachée, bien nommée ?

• Destinataire correct (pas “Répondre à tous” par erreur) ?

• Zéro faute qui pique les yeux ? (au pire, correcteur)

Bonus “niveau +1”

• Mets les infos clés en gras (rarement) pour aider la lecture.

• Une capture d’écran vaut mieux qu’un long paragraphe.

• Si tu écris tard la nuit, précise “(message envoyé tard, réponse attendue en journée)”.

Tu veux que je transforme un de tes mails en version “pro mais cool” ? Copie-colle ton brouillon, je te le reformule.