Frequently Asked Question

Voici comment configuration les caisses commerciales.

Allez dans Administration, puis Paramétrage des modules, puis dans Trésorerie et en fin liste des caisses commerciales. L'écran suivant apparaît :

L'objectif est de créer tous les organes de paiement et d'encaissement que vous allez utiliser. Pour créer une nouvelle caisse/banque, cliquez sur + :

Mettez un code. Ce code doit être le même que celui utilisé en compta. C'est ce code qui sera utilisé pour le transfert des opérations de la gestion commerciale vers la comptabilité.

L'onglet Descriptif :

Compte Virement interne : permet de spécifier le compte 585 pour les virements
Compte effet à encaissement : Dans le cas où vous encaissez un chèque dans une caisse, il s'agit de positionner le compte 513.
Mode caisse : permet de spécifier si la caisse pourra faire des dépenses, des recettes ou les deux.
Banque par défaut : Dans certaines opérations, il est intéressant de spécifier dans quelle banque l'opération devra se déverser.
Fonds caisse plancher et fonds de caisse plafond : Ces zones permettent de fixer le minimum et le maximum de caisse lors d'une clôture de caisse.
Dépense maximale sans habilitation : Dans le cas où vous installiez des habilitations, ces dernières ne vont s'enclencher qu'à partir du seuil spécifié dans cette zone.
Mvt chèque en banque : Cette zone est obsolète et n'est plus utilisée.
Réservé: Cette zone permet de positionner la caisse soit un mode public, soit en mode privé.
Caisse négative : Permet de ne valider une opération de sortie que si le solde de la caisse est suffisant pour exécuter l'opération.
Analytique désactivée : Cette caisse sera gérée sans analytique.
Caisse désactivée : Cette caisse n'est plus utilisée.

L'onglet Opérations :

Cet onglet permet de définir les types d’opération que vous pourrez faire dans cette caisse.

Il suffit de cocher les opérations autorisées. 
ATTENTION:
Pour qu'une opération soit autorisée, il faut 2 conditions :
- que l'opération soit cochée dans la caisse
- que l'opération soit cochée dans le profil de l'utilisateur

L'onglet Interface Comptable :

Cet onglet permet de gérer le transfert des opérations de la caisse commerciale vers la comptabilité.

Les types de règlement que l'on trouve à ce niveau sont ceux qui ont été définis dans le paramétrage des modes de règlement dans les Tiers. Ce sont tous les modes que vous allez utiliser dans le système. Dans l'exemple ci-dessus, seuls les règlements en espèces, en chèque et en virement ont été retenus. 

Il existe 2 configurations :
- sans caisse intermédiaire, donc caisse directe.

L'objectif est de connecter les journaux concernés par rapport aux modes de règlement.

Par exemple, toutes les opérations qui seront passées dans cette caisse, iront dans le journal ECOBANK.

- avec caisse intermédiaire, donc caisse indirecte.

Dans ce mode de fonctionnement, les opérations de la caisse en cours sont transférées vers la caisse spécifiée. Une caisse intermédiaire, ne garde aucune opération et transfère son contenu vers une autre caisse lors de la clôture de cette dernière.

Cette philosophie est utilisée dans le cadre d'une caisse principale qui gère plusieurs petites caisses secondaires. Chaque caisse secondaire est vidée à chaque clôture vers la caisse principale.