Frequently Asked Question

HLI possède la gestion des bons de sortie de caisse, payer tous les frais divers et variés d'une entreprise.

Pour cela, allez dans le module de Trésorerie puis dans Bons de sortie.

par défaut, ils bons de sortie en cours d'affichent. Pour ajouter un nouveau bon, cliquez sur le bouton +:

Vous devez spécifier en premier la caisse qui va exécuter le bon, puis en fonction de l'organe choisie, la liste des natures d'opérations va se calculer. Les natures qui s'affichent dans le liste doivent répondre à 2 critères: être valide dans la caisse commerciale et être valide dans l'utilisateur qui s'est connecté.

Dans la majorité des cas, un bon de sortie est un décaissement pour payer soit un tiers, soit une dépense. Une fois exécuté, le bon est fini.

Dans le cas présent, il s'agit de payer 100.000 pour des frais de téléphone.

Le cas est un peu différent lorsqu'il s'agit de bon de caisse. Un bon de caisse est un décaissement dont on remet l'agent à un coursier pour acheter un bien X chez un marchand Y. L'argent est bien sortie de la caisse, le reçu a été imprimé et le coursier part avec l'argent. Puis il fait son achat dans un magasin et revient au bureau.

Dans notre exemple, le bon de caisse a une valeur de 150.000. 

Dans tous les cas, un bon de sortie pour qu'il puisse être exécuté par le caissier doit être validé.

Des qu'il est validé, voici son visuel:

Désormais le caissier peut l'exécuter à la caisse et donner l'agent au coursier.

Le caissier sélectionne la ligne concernée, puis clique sur le dollar pour afficher les modalités de paiement.

Dans le cas d'une caisse, si le solde est négatif, l'opération ne pourra pas être autorisée. Au niveau des journaux de trésorerie commerciale, les bons de caisse ont un statut particulier, car ils on leur propre onglet. Cela permet de voir tous les bons de caisse ouverts et pas encore retournés.

Lorsque le caissier revient avec la marchandise qu'il a acheté, le bonde caisse doit être rappeler pour être modifié. Pour cela, allez dans Opérations de Caisse, sélectionnez RECU puis Bons de Caisse en Attente.

Les bons de caisse de la période demandée s'affichent. Sélectionnez le bon puis cliquez sur le dollar rouge. La page de retour s'affiche. Peu d'informations doivent être saisie:

Les informations du bon s'affichent. Vous devez saisir le montant que le coursier a ramené et la facture d'achat. Dans l'exemple ci-dessus, le coursier a ramené 35.640 ce qui fait une facture d'un montant de 114.360. Validez en cliquant sur le bouton vert.

Désormais, plusieurs éléments sont mis à jour dans HLI:

- les caisses journalières et mensuelles: le bon de caisse disparaît de l'onglet Bon de caisse et se loge dans l'onglet de son mode de paiement
-  Le calcul du montant du bon initial est remplacé par le montant réel de l'achat
- vous pouvez désormais transférer le bon en comptabilité avec le montant de l'achat.