Frequently Asked Question

HLI peut être configuré de sorte qu'il puisse gérer les projets. Une comptabilité d'Entreprise devient alors une comptabilité Projet.

Ce mode de comptabilité s'inscrit dans le modus operandi des ONG. Le but est que chaque projet soit subventionné par un bailleur et que toutes les dépenses soient imputées sur un poste d'un projet.

ÉTAPE 1 : Gestion des projets :

Allez dans le menu Administration puis Gestion des projets. La liste des projets qui ont été saisie apparaît. Pour ajouter un nouveau projet, cliquez sur le bouton +:

Le formulaire de création d'un projet apparaît à l'écran. Il est composé par plusieurs onglets.

Onglet Projet : C'est l'onglet principal qui permet de définir le projet, son code, son libellé, le nom du bailleur (source), les dates théoriques du projet ainsi que les dates réelles de la signature de la convention. Vous devez aussi spécifier le montant de la convention et le nombre de tranches de versement du montant.

Onglet Tranches : Cet onglet permet de définir les différentes tranches qui définiront le versement du bailleur.

Onglet Utilisateurs habilités : Cet onglet permet de définir les agents qui peuvent saisir des dépenses dans ce projet.

Si l'utilisateur n'est pas coché, alors il ne pourra pas effectuer d'imputation sur ce projet.

Onglet Description : Cet onglet est une zone de texte qui permet d'expliquer le projet.

Onglet Contexte : Cet onglet est une zone de texte qui permet d'expliquer le contexte du projet.

Onglet Objectif : Cet onglet est une zone de texte qui permet d'expliquer la finalité du projet.

Onglet Poste : Cet onglet permet de visualiser le découpage du projet en poste. Chaque poste supportera les opérations du projet. Vous pouvez créer autant de poste que vous le souhaitez. Cs postes apparaitront lors de la saisie des opérations comptables.

Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton +. Le panel d'ajout s'affiche à l'écran :

Par défaut, c'est le poste final qui apparait, mais en cliquant sur nature, vous pouvez choisir de créer un titre, un sous-titre ou un total ou un sous total.

Pour modifier un poste, sélectionnez le poste dans la liste, puis cliquez sur le bouton de modification.

Pour supprimer un poste, sélectionnez le poste dans la liste, puis cliquez sur la corbeille.

Onglet Journaux comptables : Cet onglet permet de visualiser les journaux qui ont été imputés sur le projet.  Les journaux sont définis dans l'Administration, paramètre des modules, Comptabilité, Liste des journaux.

Vous avez la possibilité d'imputer un journal au projet. Pour cela, cliquez sur le bouton +. La liste des journaux non imputés s'affiche dans un panel. Sélectionnez le journal concerné puis validez-le en cliquant sur le bouton Vert.

Vous pouvez aussi libérer un journal qui faisait partie du projet. Pou cela, sélectionnez  le journal, puis cliquez sur la corbeille. Le jour al concerné ne sera pas supprimé de la base, mais uniquement du projet. Vous pourrez alors le réimputer sur un autre projet. 

Onglet Contrats : Cet onglet permet de visualiser les contrats des salariés qui ont été imputés sur le projet.

ÉTAPE 2 : Saisie des budgets :

Dans cette partie, vous allez pouvoir affecter les montants sur chaque poste. Allez dans Comptabilité, puis Budget de trésorerie. Sélectionnez l'année puis le projet et cliquez sur Rechercher.

La liste des postes apparait. Cliquez sur un poste, puis cliquez sur le bouton  Modifier.

Par défaut, il n'y a aucun montant. Pour ajouter un montant, cliquez sur le bouton +.

Inscrivez le montant global, puis le montant par tranche, puis validez.

ÉTAPE 3 : Saisie des journaux comptables :

Dans cette étape, vous pouvez saisir les opérations comptables et les imputer aux projets et aux postes. Il peut y avoir 2 configurations possibles :
- soit le journal a été imputé sur un projet. Dans ce cas, vous n'accéderez qu'aux postes du projet lié au journal.
- soit le journal n'a pas été imputé sur un projet. Dans ce cas, vous accédez à tous les postes de tous les projets. La sélection d'un poste définir le projet.

La sélection des postes est conditionnée à l'habilitation des utilisateurs.

L'imputation des postes des projets ne s'applique que sur les comptes de trésorerie.

L'imputation des postes doit respecter les conditions suivantes :
- la date de la saisie doit être comprise dans la période de réalisation du projet
- l'utilisateur connecté doit être habilité à pouvoir manipuler le budget concerné.
Si l'une de ces deux conditions ne sont pas respectées, alors le budget ne sera pas accessible.

ÉTAPE 4 : Extrait des projets :

L'extrait des projets permet d'avoir une synthèse globale et détaillée d'un projet.

Sélectionnez le projet, puis validez.

La synthèse du projet apparaît avec la totalité des postes qui ont été définis.

Si vous souhaitez voir le détail d'un poste, cliquez sur la ligne puis cliquez sur la loupe.

Vous obtiendrez le détail des opérations du poste sélectionné.

Si vous souhaitez imprimer le projet, alors cliquez sur l'imprimante. Vous avez l'option du cumul et du détail :