Frequently Asked Question

Un nouveau module permet de lire les pointages horaires pour les intégrer dans le système de pointage des salariés.

1- Activation des pointages

Allez dans Administration puis paramétrage des module, Paye. Dans l'onglet Pointage se trouve tous les paramètres pour le module du pointage.

Gestion des temps/pointage: Vous avez 2 options qui permet de choisir entre la gestion des temps en cabinet et la gestion du pointage horaire. Sélectionnez Mode Salarié. En mode gestion salarié, il y a 3 options qui permet soit de désactiver la pointage et les pointeuse, ou d'activer seulement le pointage manuel ou bien encire d'activer le pointage avec une pointeuse. 

ATTENTION: Le module de pointage s'applique à la fois aux horaires mais aussi aux journaliers. Mais le calcul est différent en ce sens que les horaires ont 5 tranches de calcul (le calcul des heures supplémentaire se font à la semaine par rapport aux nombre d'heures de la convention collective.) alors que les journaliers n'ont que 2 tranches (heures normales au nombre d'heures journaliers).

Les paramètres liés aux conventions sont modifiables dans la gestion des conventions:

Type de pointeuse: Cette option permet d'activer le mode Pointeuse et de choisir le type de logiciel qui gère les pointeuses. Actuellement, il n'y a que Attendance Managment, mais d'autres viendront se rajouter en fonction des demandes.

Mode Pointage: Vous avez la possibilité de choisir entre 2 modes de saisie: soit vous ne saisissez que la durée, soit vous saisissez l'heure de début et l'heure de fin et la durée se calcule par différence. Si vous êtes en interface pointeuse, choisissez le mode avec heure début et fin.

Date pointage: Vous avez la possibilité de traiter les dates des pointages soit calées sur le calendrier soit décalées par rapport au calendrier. En général, si vous utilisez des pointeuses, vous êtes en mode décalée et vous pointages payes vont du 25 au 24 du mois suivant. Ce décalage s'explique par le fait qu'il y a un travail de vérification des pointages qui est plus long.

2- Gestion du calendrier:

La gestion du calendrier permet de gérer les jours chômés, les jours fériés. Sélectionnez l'année

Actuellement ne sont pris en compte que les jours chômes (dimanche) et les jours fériés (le 1er MAI). Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton +/- de basculer un jour travailler en jour chômé ou en jour férié.

3- Activation des salariés concernés:

Tous les salariés ne sont pas concernés par les pointeuses ni par les pointages. Aussi vous devez renseigner dans la fiche du salarié ceux qui sont concernés et leur affecter le code de la pointeuse.

Voici un salarié qui ne sera pas géré avec la pointeuse

Voici le même salarié qui sera géré avec la pointeuse:

Dans la pointeuse, le matricule 508 et référencé sous l'ID 12 de la pointeuse.

4- Importation mensuelle:

Allez dans le module paye puis sélectionnez la ligne Gestion des pointages. Une fois que vous avez récupéré le fichier issu des pointeuses, cliquez sur le bouton bleu.

Sélectionnez importation via Excel puis sélectionnez votre fichier provenant de la pointeuse puis cliquez sur Importer. La structure du fichier à importer doit être comme suit. Il contient 8 colonnes: (en pj un modèle du fichier)

colonne 1: department: pas utilisé 
colonne 2: name: nom prénom salarié
colonne 3: no: soit matricule soit N°carte 
colonne 4: date: date et heure au format sql datetime
colonne 5: id location : pas utilisé
colonne 6: id number: pas utilisé
colonne 7:verify code: pas utilisé
colonne 8:cardNum: pas utilisé

Le fichier est importé et un premier calcul est réalisé qui permet de définir pour chaque salarié la date et l'heure d'embauche et la date et l'heure d descente.

Cliquez alors sur le bouton Importer Pointage, en bas à gauche.

Pour rechercher un pointage, sélectionnez la période, puis le salarié.

En ce qui concerne les horaires, cliquez sur Rechercher:

Les jours chômes apparaissent en rouge. 
Les jour férié apparaissent en bleu.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Imprimer, alors la fiche de pointage est imprimée.

En ce qui concerne les journaliers, le principe reste le même à l’exception du mode de calcul, expliqué plus haut et le fait de voir sur le pointage journalier la présence ou pas d'un bulletin de salaire.

Les journaliers ont également leur propre état: