Frequently Asked Question
Le but du CRM d'HLI est de pouvoir faciliter la gestion du cycle de vie d'un client en s'appuyant sur la notion du SPANCO de RanXerox.
S: suspect: Cette étape commence par une information ou l'on apprend qu'une société a un besoin qui correspond à un produit que l'on a.
P: prospect: Dans cette étape, le suspect a été approché, une discussion a eu lieu et le besoin a été cerné.
A: approche: Un devis est généré et est envoyé au suspect qui devient prospect.
N: négociation: C'est la phase du versionning des devis. Un premier devis est envoyé au prospect qui affine son besoin en posant de nouvelles demandes. Un autre devis est généré par rapport au devis de base. L'historique des devis est mémorisé. C'est la version des devis qui gére cette étape.
C: conclusion: C'est l'étape de l'acceptation d'un des devis qui devient soit bon de commande soit bon de livraison soit directement facture.
O: order: c'est la phase de recouvrement de la facture.
Le SPANCO est géré par le porte feuille d'affaire. Un numéro d'affaire est généré et l'ensemble des documents commerciaux y est rattaché. Un client peut avoir plusieurs affaires en même temps. Une affaire va avoir un historique complet. Les affaires gèrent également la partie des achats, car pour honorer une vente vous devez également pouvoir acheter des produits ou des services.
Ainsi le total des ventes moins le total des achats donnera la marge d'une affaire. Vous aurez aussi des statistiques concernant les délais de réalisation, donc l'efficacité des commerciaux.
Le tuto concernant le porte feuille d'affaire décrit son fonctionnement complet: https://helpdesk.horus-solutions.org/kb/faq.php?id=42
Chaque document peut être envoyé par mail.
La gestion des devis: Elle permet de faire une proposition chiffrée au client.
Cette icône permet de faire des révision de devis, c'est à dire qu'un devis révisé provient d'un autre devis. Il n'y a pas de limite en nombre de révision. Le client peut valider un des devis. Les devis peuvent être normaux, ou bien en mode VIP, en bleu, ou bien etre sous forme de catalogue de prix pour un client, en marron, ou bien faire parti d'un appel d'offre, en vert. Enfin, il peut être refusé par en client, en rouge.
Le code couleur permet d'un seul coup d'oeil d'avoir une vision d'ensemble de l'activité.
La gestion des commandes: lorsqu'un devis est accepté par un client, il peut être transformé en bon de commande. Une commande permet de gérer la fabrication ou l'assemblage des produits. Il permet de générer un planning de livraison et un planning d'atelier.
On peut avoir le planning par semaine par mois ou en liste. La aussi, les codes couleurs permettent d'un seul regard, d'analyser les plannings. Chaque collaborateur peut aussi avoir son propre planning.
Les commandes acceptent également les pièces jointes soit qui proviennent du client soit pour expliquer l'assemblage des produits finaux.
La gestion des bons de livraison: Une commande peut être transformée en bon de livraison. Les bons de livraison acceptent aussi les pièces jointes.
La gestion des factures: Les factures sont l'aboutissement de la chaîne du SPANCO. Une facture peut regrouper plusieurs bon de livraison. C'est ce document qui est transféré en comptabilité.