Frequently Asked Question

Espace client en comptabilité
Last Updated 4 months ago

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HLI propose aux cabinets et aux clients des cabinets un espace de partage de fichiers. Pour y accéder, il faut activer le chrono 58:Espace client et le positionner dans les utilisateurs qui pourront en bénéficier. L'espace Client est une extension du coffre fort, ce qui implique que chaque fichier est sécurisé, crypté et que chaque opération est tracée. Cette méthode n'est valable que pour les cabinets qui sont hébergés dans notre Data Center.

Une fois configurer, vous avez une nouvelle ligne qui apparaît dans le menu de comptabilité:

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Lorsque vous cliquez sur cette ligne, vous accédez à la page ci-après:

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Elle est constituée de 4 onglets.

Factures Achats ou Factures Ventes : Le client peut uploader les factures d'achat  ou de ventes dans ces sections. Il peut uploader soit les factures une par une ou bien uploader un fichier zippé qui contient l'ensemble des factures. Cette méthode est plus optimisée que la première. Pour cela, le client va cliquez sur le bouton +:

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Lorsque vous uploader un fihier dans votre espace, vous avez la possibilité d'envoyer aussi une notification par mail soit aux agents du cabinet soit aux agents du clients.

Lorsque vous êtes en tant que client, vous avez le choix entre :
- pas de notification
- notification aux agents de saisie du dossier
- notification au vérificateur du dossier
- notification au superviseur du dossier
- notification à TOUS les agents du dossier du cabinet

Lorsque vous êtes en tant qu cabinet, vous avez les choix suivants :
- pas de notification
- notification au responsable de la comptabilité du client
- notification aux agents habilités du service de la comptabilité du client
- notification à TOUS les agents habilités du client.

Puis, il clique sur le bouton Choisir fichier pour ouvrir le sélecteur de son ordinateur local.

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Il choisit le fichier puis clique sur le bouton ouvrir. Une fois le fichier uploader, il apparaît dans la liste des factures. Si c'est un fichier Zippé, alors son contenu sera extrait et le détail apparaîtra dans la liste. 

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Les protocoles de sécurité empêchent le télécharger d'un lot de fichier. En effet, cette méthode constitue une faille de sécurité et les navigateurs récents la bloquent. C'est la raison pour laquelle nous avons mis en place la méthode du fichier zippé. 

Le client doit faire attention à bien positionner les factures d'achat dans l'onglet Achat et les factures de vente dans l'onglet Vente. En effet, lors de l'analyse de l'OCR, ces factures sont analysées de façon différente. Dans une facture d'achat le tiers fournisseur se trouve dans l’entête de la page et est généralement présent sous forme de logo. Tandis que le tiers client dans les factures de vente se trouve dans le haut vers la droite de la facture.

Voici les icônes qui sont disponibles pour le client:

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Voici les icônes qui sont disponibles à la fois pour les agents du cabinet et pour le client:

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Tout le monde peut ajouter, consulter l'historique, consulter le document, télécharger le document, ou supprimer le document mais seuls les agents du cabinet pourront générer les écritures comptables à partir des scans des factures.

Documents Client : Lorsque le client veut envoyer des documents au cabinet, il peut les uploader dans cette section. Dans cette section, le client peut tout faire, ajouter des documents, consulter, et supprimer. Par contre, les agents du cabinet ne pourront que consulter les historiques, consulter les documents ou bien les télécharger.

Documents Cabinet : Lorsque le cabinet veut envoyer des documents au client, il peut les uploader dans cette section. Dans cette section, le cabinet peut tout faire, ajouter des documents, consulter, et supprimer. Par contre, le client ne pourra que consulter les historiques, consulter les documents ou bien les télécharger.


Télécharger Chrome reader: Vous avez la possibilité de pouvoir consulter directement un fichier Word, Excel ou Power Point  même si vous n'avez pas le pack Office installé. Pour cela, il suffit de cliquer sur Télécharger Chrome Reader. C'est une extension du navigateur qui permet d'ouvrir un mini excel ou un mini word pour consulter ou modifier les fichiers concernés. L'ensemble des ces opérations se déroule au sein du coffre fort d'HLI.


Tutoriel sur l'espace de partage entre le cabinet et le client: c'est le tutoriel de l'espace client dans le module de la comptabilité.


MODE CABINET :

Il existe 2 types de fichier PDF: 
- les PDF générés par des logiciels. Ces PDF sont en mode texte
- les PDF issus des scanners. Ces PDF sont en mode image.

Les premiers sont exploitables à 99%, tandis que les seconds sont plus complexes à analyser et dépendent des conditions dans lesquels le scan a été fait. Si le scan n'est pas droit, alors l'OCR ne pourra rien faire. Les taux d'exploitation tombent à 60%.
Donc la première chose à faire est de favoriser les PDF générés aux PDF scannés.

Il existe aussi 2 méthodes d'analyse d'une facture:
- par repérage des zones à scanner et leur signification. C'est le principe qu'on adopter les concurrents qui génèrent des écritures à partir d'un scan. Ce principe est très lourd car il faut dans un premier temps modéliser tous les formats de toutes les factures. Lorsque le format n'est pas reconnu, alors le scan le fonctionne pas.
- par mots clés. C'est le principe que nous avons retenu. Il est extrêmement souple puisque aucune modélisation n'est nécessaire. L'apprentissage se fait au fur et à mesure ou l'on associé des mots clés avec des tiers. Les mots clés permettent de localiser dans le texte les zones que l'on recherche et d'en extraire les données concernées.

Les agents du cabinet ont une fonction que les clients n'ont pas: la génération des écritures à partir du scan des factures envoyées par le client grâce à un puissant OCR. Lorsque vous cliquez sur cette icône 

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alors vous obtenez la page suivante:

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Dans la liste de gauche, vous avez la liste des factures a analyser. La première chose a faire est de sélectionnez le journal de destination. Si vous êtes dans l'onglet des Achats, alors vous aurez la possibilité d'envoyer les écritures vers les journaux d'achats mais aussi de trésorerie. Lorsque vous êtes dans l'onglet des ventes, alors vous aurez la possibilité d'envoyer les écritures dans les journaux de ventes ou de trésorerie. 
Ensuite, vous avez la possibilité d'obtenir soit le résumé du scan ou le détail du scan. Nous verrons un peu plus loin l'avantage de cette fonction. 

Lorsque vous cliquez sur l"icone suivante: 

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alors vous allez exécuter l'analyse de toutes les factures de la liste. Une fois le calcul effectué, vous obtiendrez la page suivante:

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Comme vous pouvez le constater la liste des factures a changé. Désormais les factures qui ont pu être analysées, possèdent le montant TTC ainsi que le nom du tiers concerné. Une boite à cocher est positionnée en début de chaque ligne. Les factures qui n'ont pas pu être analysées restent dans leur état d'origine.

Pour voir le détail d'une facture, cliquez simplement sur sa ligne. Par exemple, si on clique sur la facture E.T.E. vous obtiendrez la page suivante:

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Sur la partie de droite, vous avez la visuel de la facture, en haut et en bas, les écritures qui ont été générées. 

Le bas de facture fait apparaître le détail des montants:

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HLI a pu générer les écritures suivantes:

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Les montants analysés sont les suivantes: HT, TVA, TPS, BRS, CSS, ARSI, TIMBRE, TTC. 

Dans l'exemple ci dessus, les montants HT, CHARGES, TVA et CSS ont été repérés. Vous devez maintenant apprendre à HLI certaines notions. Par exemple, lorsqu'il rencontre ce modèle de facture, il doit pouvoir l'imputer tout seul au bon fournisseur. Une fois le fournisseur défini, vous devez lui apprendre que ce fournisseur gère certaines charges. Si cela n'a pas encore été fait, vous devez indiquer le compte comptable de la TVA et de la CSS. 
De sorte que la prochaine fois, HLI puisse reconnait les factures et les assigner aux bons comptes.

Pour réaliser cet apprentissage, vous disposez de 2 outils: changer de tiers et changer de compte.

1ere opération: Changer de tiers: Lorsque vous cliquez sur ce bouton, alors vous aurez l'écran suivant:

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Le mail du tiers récupéré du scan est pré affiché. Vous pouvez soit chercher un tiers déjà existant pour l'affecter à cette facture, soit créer un nouveau tiers.
ATTENTION: lorsque vous validez le tiers, il sera automatiquement lié à ce modèle de facture. La prochaine fois, c'est CE tiers qui s'affichera avec CE modèle de facture.

Lorsque vous cliquez sur Rechercher un tier, la liste des tiers s'affiche dans la liste ci après.

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Si le tiers concerné n'existe pas encore, alors cliquez que le bouton Créer un nouveau tiers. Le panneau ci après s'affiche:

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Spécifiez la nature puis la racine et le numéro du compte se calcule. Inscrivez le nom du tiers puis validez l'écran.

Après l'affectation du bon tiers, les écritures se présentent comme ceci:

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2eme opération: Changer le compte de charges ou de produit. Le principe est le même pour pour changer le tiers. Le choix du compte sélectionné sera mémorisé dans le fiche du tiers, de sorte que lors de la prochaine analyse, le compte de charge ou de produit sera positionnée grâce au tiers.

Après la changement de compte de charge, la lite des écritures se présente comme ceci:


3eme opération: Changer les comptes de taxes. Veuillez respecter la fiscalité des pays concernés.

4eme opération: Changer la date. Il se peut que la date lue ne soit pas la bonne. Dans ce cas, vous pouvez la changer. Cette fonction change la date sur toutes les lignes. 

5eme opération: Changer le montant. Il se peut que le montant lu ne soit pas correct. Dans ce cas, vous pouvez le changer. Dans ce cas, vous devez changer les montants sur chaque lignes concernées.


Une fois que toutes les factures ont été vérifiées, vous pour les transférer dans les journaux comptables. Pour cela, la bouton 

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s'est transformé en 

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Toutes les factures qui ont été lues avec succès sont pré cochées. Mais vous pouvez les décocher. Cliquez sur le bouton Transférer les écritures dans les journaux.

Cette opération va faire les actions suivantes:
1) transférer le détail des écritures 
2) affecter le PDF de la facture sur l'écriture de compte de tiers
3) transférer le fichier PDF du coffre fort vers la GED de la comptabilité
4) supprimer la facture de la liste des factures à analyser
5) supprimer les historiques de manipulation sur ce fichier


LOCR repose sur l'IA d'HORUS SOLUTIONS. Plus elle apprendra de nouveaux modèles, plus elle sera efficace et précise. En mode Detail d'analyse, vous pouvez transférer à l'IA les modèles non reconnues afin qu'elle puisse les apprendre.

Par défaut, le scan mémorise le résultat synthétique de l'analyse. Par exemple, toujours dans le même exemple, le résumé de l'analyse et le suivant:

-------------------------RESULTAT ANALYSE---------------------------------
Langue = fra
Type fichier = Format non reconnu
Tiers = ETE
Mail = yvesmihindou@outlook.fr
N° document = /
Date document = 2021-01-20
Devise = XOF
Total HT = montant total / total amount ht : 2 323 000 => 2323000.0
Total TVA = vat/tva 18% 418 140 => 418140.0
Total CSS = css 1% 23 230 => 23230.0
Total TTC = montant total / total amount ttc : 2 764 370 => 2764370.0
Taux de résussite = 90.0 %

Mais dans certains cas, il est intéressant d'avoir le détail du scan, tel qu'il a été lu par le système. Pour avoir ce détail , veuillez sélectionner l'option Détail lecture: avec Détail can. Dans ce cas, le détail aura le visuel suivant:

TYPE_PDF:TEXTE
Destinataire : AGGREKO
BP 18106 LIBREVILLE
NIF : 733 154 H
Références / References A l'attention de / to : SERVICE COMPTABILITE
Contact ETE-FLOEX :
Mail : yvesmihindou@outlook.fr
Tél : 011 765 406 Port Gentil le, 20/01/2021
Votre contact / Your contact : ARLETTE NGAKA
Vos réf. / Your ref: BC 3332190
FACTURE / INVOICE 057AA N° AGRK-621010001
ITEM DESCRIPTION Quantité Prix unitaire HT Montant HT
1 MISE A DISPOSITION BUS 16 PAX SANS CHAUFFEUR 1 2 323 000 2 323 000
TOYOTA HIACE HD 057 AA
CLIMATISE, GPS
PERIODE DU 25/12/2020 AU 24/01/2021
(renouvellement mise à disposition du 25/11/2020 au 24/12/2020)
MONTANT TOTAL / TOTAL AMOUNT HT : 2 323 000
VAT/TVA 18% 418 140
CSS 1% 23 230
MONTANT TOTAL / TOTAL AMOUNT TTC : 2 764 370
Conditions commerciales / Terms and conditions : Selon nos conditions générales de vente disponibles sur demande / According to our general terms and
conditions available upon demand
Conditions particulières / Particular T&Cs :
Validité / Validity : ECHUE LE 24/01/2021
Pour ETE-FLOEX GABON
DOMICILIATION BANCAIRE :
ETE-FLOEX GABON SARL UGB AGE BANQUE PRIVEE
Siège social, Quartier Littoral BP 315 LIBREVILLE
BP 1497 Port-Gentil, GABON Compte N° 90000 492097 37
NIF: 772187A-RCCM:RG/POG2010B00079
TEL: +241 01 76 54 06
-------------------------RESULTAT ANALYSE---------------------------------
Langue = fra
Type fichier = PDF TEXTE
Tiers = ETE
Mail = yvesmihindou@outlook.fr
N° document = AGRK-621010001
Date document = 2021-01-20
Devise = XOF
Total HT = montant total / total amount ht : 2 323 000 => 2323000.0
Total TVA = vat/tva 18% 418 140 => 418140.0
Total CSS = css 1% 23 230 => 23230.0
Total TTC = montant total / total amount ttc : 2 764 370 => 2764370.0
Taux de résussite = 100.0 %

En mode détail, vous avez la possibilité de l'envoyer à l'IA d'HORUS SOLUTIONS afin que l'IA puisse apprendre à gérer tous les nouveaux cas. Cliquez seulement sur le bouton rouge  

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Lorsque les les factures ont été transférées en comptabilité, vous pouvez les consulter dans les journaux comptables:

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Lorsque vous cliquez sur le petit trombe, alors vous ouvrez directement la facture en PJ.

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