Frequently Asked Question

HLI propose aux cabinets et aux clients des cabinets un espace de partage de fichiers. Pour y accéder, il faut activer le chrono 97:Espace client et le positionner dans les utilisateurs qui pourront en bénéficier. L'espace Client est une extension du coffre-fort, ce qui implique que chaque fichier est sécurisé, crypté et que chaque opération est tracée. Cette méthode n'est valable que pour les cabinets qui sont hébergés dans notre Data Center.

Une fois configuré, vous avez une nouvelle ligne qui apparaît dans le menu de comptabilité :

Lorsque vous cliquez sur cette ligne, vous accédez à la page ci-après :

Elle est constituée de 2 onglets.

Documents Client : Lorsque le client veut envoyer des documents au cabinet, il peut les uploader dans cette section. Dans cette section, le client peut tout faire, ajouter des documents, consulter, et supprimer. Par contre, les agents du cabinet ne pourront que consulter les historiques, consulter les documents ou bien les télécharger.

Documents Cabinet : Lorsque le cabinet veut envoyer des documents au client, il peut les uploader dans cette section. Dans cette section, le cabinet peut tout faire, ajouter des documents, consulter, et supprimer. Par contre, le client ne pourra que consulter les historiques, consulter les documents ou bien les télécharger.

Il peut uploader soit les factures une par une ou bien uploader un fichier zippé qui contient l'ensemble des factures. Cette méthode est plus optimisée que la première. Pour cela, le client va cliquer sur le bouton +:

Lorsque vous uploader un fichier dans votre espace, vous avez la possibilité d'envoyer aussi une notification par mail soit aux agents du cabinet soit aux agents du client.

Lorsque vous êtes en tant que client, vous avez le choix entre :
- pas de notification
- notification aux agents de saisie du dossier
- notification au vérificateur du dossier
- notification au superviseur du dossier
- notification à TOUS les agents du dossier du cabinet

Lorsque vous êtes en tant que cabinet, vous avez les choix suivants :
- pas de notification
- notification au responsable de la comptabilité du client
- notification aux agents habilités du service de la comptabilité du client
- notification à TOUS les agents habilités du client.

Puis, il clique sur le bouton Choisir fichier pour ouvrir le sélecteur de son ordinateur local.

Il choisit le fichier puis clique sur le bouton ouvrir. Une fois le fichier uploader, il apparaît dans la liste des factures. Si c'est un fichier Zippé, alors son contenu sera extrait et le détail apparaîtra dans la liste. 

Les protocoles de sécurité empêchent le télécharger d'un lot de fichier. En effet, cette méthode constitue une faille de sécurité et les navigateurs récents la bloquent. C'est la raison pour laquelle nous avons mis en place la méthode du fichier zippé. 

Voici les icônes qui sont disponibles, sont le suivantes :

Tout le monde peut ajouter, consulter l'historique, consulter le document, télécharger le document, ou supprimer le document, mais seuls les agents du cabinet pourront générer les écritures comptables à partir des scans des factures.

Télécharger Chrome reader: Vous avez la possibilité de pouvoir consulter directement un fichier Word, Excel ou PowerPoint  même si vous n'avez pas le pack Office installé. Pour cela, il suffit de cliquer sur Télécharger Chrome Reader. C'est une extension du navigateur qui permet d'ouvrir un mini excel ou un mini word pour consulter ou modifier les fichiers concernés. L'ensemble des opérations se déroule au sein du coffre-fort d'HLI.

Tutoriel sur l'espace de partage entre le cabinet et le client: c'est le tutoriel de l'espace client dans le module de la paye.